Первичные документы по поступлению производственных запасов являются основой организации материального учета. Именно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и использованием производственных запасов.
Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать все подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контролировать соблюдение правил оформления движения материальных ресурсов должен главный бухгалтер и руководители соответствующих подразделений.
Контроль за выполнением плана материально - технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления материалов возложен на службу снабжения. С этой целью в ней ведутся ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д. Контроль за организацией этого учета осуществляет бухгалтерия.
Учет материалов на предприятии ведется параллельно: в бухгалтерии в суммовом выражении и на складах в количественном выражении. В конце отчетного периода оба учета сверяются.
Типовые межотраслевые формы первичной учетной документации содержат последующие формы:
- * Формы № М-2 и М-2а «Доверенность» применяется для дизайна права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форму М-2а используют организации, у каких получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.
- * Форма № М-4 «Приходный ордер» применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков либо из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.
В согласовании с приходным ордером приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счете, накладной и т.д.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. Таковой штамп равняется к приходному ордеру. Порядок дизайна документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в учетной политике организации.
- * Форма № М-7 «Акт о приемке материалов» применяется для дизайна приемки материальных ценностей, имеющих количественное и высококачественное расхождение, также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.
- * Форма № М-8 «Лимитно-заборная карта» применяется при наличии лимитов отпуска материалов для дизайна отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.
- * Форма № М-11 «Требование-накладная» применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями либо материально ответственными лицами.
- * Форма № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону» применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам собственной организации, размещенным за пределами её местности, либо посторонним организациям, на основании договоров и остальных документов.
- * Форма № М-17 «Карточка учета материалов» применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).
- * Форма № М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей, приобретенных при разборке и демонтаже с построек и сооружений» применяется для дизайна оприходования материальных ценностей, приобретенных при разборке и демонтаже с построек и сооружений, подходящих для использования при производстве работ.
Кроме перечисленных документов, для учета материальных ценностей употребляются:
- - инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
- - сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19);
- - сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, высококачественные удостоверения);
- - акт о покупке материалов на рынке;
- - акт перевода единиц измерения материалов;
- - акт заключения о чрезвычайных ситуациях;
- - акт на списание материалов.
В расчетах за приобретение организацией материальных ценностей используются:
- - товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т);
- - счет-фактура;
- - банковские расчетно-платежные документы;
- - приходный и расходный кассовый ордер и др.
Методика Бухгалтерского учета МПЗ
Оценка МПЗ и учет их приобретения
учет материал запас
В соответствии с ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. При этом определение фактической себестоимости зависит от порядка поступления МПЗ в организацию.
1. Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость (НДС) и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).
Фактическими затратами на приобретение материально-производственных запасов могут быть:
Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
Суммы, уплачиваемые организациями за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;
Таможенные пошлины и иные платежи;
Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;
Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации;
Проценты по кредитам банка, используемым на приобретение МПЗ до момента их оприходования на слад;
Суммовые разницы, возникающие до принятия МПЗ к учету, когда оплата производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах). Причем положительная суммовая разница уменьшает фактическую себестоимость МПЗ, а отрицательная - увеличивает;
Затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию.
Данные затраты включают также и затраты по заготовлению и доставке материально-производственных запасов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты за услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором, затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков и т.п. затраты.
Не включаются в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов.
Затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают расходы организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.
2. Фактическая себестоимость МПЗ при их изготовлении силами организации определяется исходя из затрат, связанных с производством данных запасов.
Учет и формирование затрат на производство МПЗ осуществляются организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.
- 3. Фактическая себестоимость МПЗ, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
- 4. Фактическая себестоимость МПЗ, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату оприходования.
- 5. Фактическая себестоимость МПЗ, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств), определяется исходя из рыночной стоимости товаров, переданных или подлежащих передаче организацией. Себестоимость данных товаров устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных товаров.
Оценка производственных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального Банка РФ, действовавшему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией запасов по договору.
Основными нормативными актами, определяющими порядок учета материально-производственных запасов, являются ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» от 09.06.2001г. и Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные Приказом Минфина РФ 28.12.2001г. № 119н.
В зависимости от принятой организацией учетной политики поступление материалов может быть отражено двумя методами:
- - по фактической себестоимости с использованием счета 10;
- - с использованием учетных цен с применением счетов 15 и 16.
Метод использования счета 10 «Материалы» в корреспонденции с соответствующими счетами. По этому методу поступление материалов на склад отражается проводками:
Таблица 1. Отражение поступления материалов с использованием счета 10
Форма ТОРГ-13 относится ко внутренней документации фирмы и служит для регистрации перемещений материально-товарных ценностей и тары между ее структурными подразделениями.
ФАЙЛЫ
В каких случаях используется документ
Данный бланк по своей сути является обычной накладной, отражающей движение материально-производственных запасов, к которым относится сырье, полуфабрикаты, продукция, тара и пр. товары, имеющие значение для осуществления производственных процессов предприятия.
При этом все, что касается основных средств, в ней не фиксируется (т.к. для перемещения объектов ОС есть другой формуляр).
Накладная на внутреннее перемещение действителен в рамках деятельности одного юридического лица и применяется при взаимодействии между цехами, участками, складами, отделами, головным офисом, удаленными обособленными подразделениями, а также лицами, на которых возложена материальная ответственность.
Кроме того, форма ТОРГ-13 используется, когда речь идет о перевозках автомобилями компании и даже при возвратах товара покупателями в розничной торговле.
Несмотря на кажущуюся малозначительность бланка, он является совершенно необходимым для правильного учета товарно-материальных ценностей и верного ведения отчетности предприятия.
Кроме того, он гарантирует то, что имущество организации не затеряется при переходе из одного отдела в другой, а в том случае, если это все-таки произойдет, позволит быстро установить виновников случившегося.
Когда оформляется документ
Формирование бланка происходит непосредственно при переходе товара (тары) из одних рук в другие. Подписи сотрудников, участвующих в этом процессе свидетельствуют о том, что процедура приема-передачи была произведена надлежащим образом.
После того, как формуляр будет заполнен и подписан, он «уходит» в отдел бухгалтерии, где на его основании делаются все необходимые бухгалтерские манипуляции для правильного учета движения товарно-материальных ценностей.
Особенности бланка, общие моменты
Если перед вами стоит задача по заполнению бланка ТОРГ-13, прочитайте приведенные ниже рекомендации и посмотрите пример документа. На основе наших советов и образца вам легко удастся вписать нужные данные в эту форму.
Перед тем, как перейти к подробному рассмотрению формуляра, предоставим здесь общую информацию об этом документе.
Применение единых унифицированных форм первичных бланков на сегодня законодательно отменено. Это значит то, что сотрудники организаций и предприятий могут оформлять такого рода накладные в свободном виде или, если внутри компании есть разработанный и утвержденный в локальных актах собственный шаблон документа – по его типу.
Многие по старинке предпочитают использовать ранее общеупотребимую и обязательную к применению форму ТОРГ-13. Объясняется это тем, что она содержит в себе все необходимые строки, понятна и удобна для заполнения. К тому же по мере надобности эту форму можно без проблем подстроить под себя, включив или, напротив, убрав некоторые столбцы в основной таблице.
Выбранный способ оформления таких накладных должен быть зафиксирован в учетной политике фирмы.
Заполнять документ можно вручную или в компьютере – роли это не играет. Однако, во втором случае, ее необходимо распечатать, поскольку она должна в обязательном порядке содержать «живые» подписи лица, передавшего товар и принявшего его.
Оформляется бланк ТОРГ-13 в двух идентичных экземплярах (если в натуральном виде, то делать это лучше всего через копировальный лист), один из который остается у передающего работника, второй — у принимающего.
В дальнейшем на основе этих документов в одном подразделении производится списание товарно-материальных ценностей, в другом регистрируется их поступление.
Проштамповывать печатью форму ТОРГ-13 не нужно, поскольку она относится к внутренней документации предприятия. А вот сам факт ее наличия следует обязательно отразить в специальном журнале учета подобного рода документации (чаще всего он находится в отделе бухгалтерии).
При оформлении документа надо следить за тем, чтобы в нем не было ошибок, а уж тем более заведомо неверных или непроверенных сведений. Не надо забывать о том, что на основании этого бланка впоследствии производятся бухгалтерские операции, за которыми ведется строгий надзор со стороны государственных контролирующих структур.
Образец накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13
В начале документа пишется:
- название организации, а также ее код по ОКПО, деятельность по ОКПД и вид операции;
- номер и дата составления накладной;
- отправитель продукции (тары) и вид деятельности этого подразделения;
- аналогичная информация о получателе;
- счета, по которым проводится движение товарно-материальных ценностей.
Ниже идет таблица, куда вписываются:
- название товара (тары);
- его код, сорт, единица измерения (название и по ОКЕИ);
- количество и цена отпущенного (количество, масса).
Под таблицей подводится итог и ставятся подписи материально-ответственных лиц.
Хранение документа
Учитывая то, что бланк относится к первичной документации предприятия, он должен в обязательном порядке храниться определенный промежуток времени, который определяется либо нормативными актами организации либо законодательством РФ (но не менее трех лет – на случай налоговой проверки). Только по истечении этого срока накладную можно утилизировать (также в порядке, установленном в законе).
В бухгалтерском учете проводкам по 10 счету (Материалы) отводят важную роль. От того, насколько правильно и своевременно они были оприходованы и списаны, зависит себестоимость продукции и конечный результат любого вида деятельности – прибыль или убытки. В этой статье мы рассмотрим основные аспекты учета материалов и проводки по ним.
Понятие материалов и сырья в бухгалтерском учете
В эти номенклатурные группы включаются активы, которые могут быть использованы как полуфабрикаты, сырье, комплектующие и прочие виды товарно-материальных ценностей для производства продукции и оказания услуг, или используемые для собственных нужд организации или предприятия.
Цели учета материалов
- Контроль их сохранности
- Отражение в бухучете всех хозяйственных операций по движению ТМЦ (для планирования себестоимости и управленческого и финансового учетов)
- Формирование себестоимости (материалов, услуг, продукции).
- Контроль нормативных запасов (для обеспечения непрерывного цикла работ)
- Выявление
- Анализ эффективности использования МПЗ.
Субсчета 10 счета
ПБУ устанавливают перечень определенных бухгалтерских счетов в Плане счетов, которые следует использовать для учета материалов в соответствии с их классификацией и номенклатурными группами.
В зависимости от специфики деятельности (бюджетная организация, производственное предприятие, торговля и другие) и учетной политики, счета могут быть разными.
Основным является счет 10, к которому можно открывать следующие субсчета:
| Субсчета к 10 счету | Наименование материальных ценностей | Комментарий |
| 10.01 | Сырье, материалы | |
| 10.02 | Полуфабрикаты, комплектующие, детали и конструкции (покупные) | Для производства продукции, услуг и собственных нужд |
| 10.03 | Топливо, ГСМ | |
| 10.04 | ||
| 10.05 | Запчасти | |
| 10.06 | Материалы прочие (например: ) | Для производственных целей |
| 10.07, 10.08, 10.09, 10.10 | Материалы в переработку (на сторону), Стройматериалы, Хозяйственные, инвентарь, |
Планом счетов материалы классифицируются по номенклатурным группам и способу включения в определенную группу затрат (строительство, производство собственной продукции, обслуживание вспомогательных производств и прочих, в таблице приведены наиболее используемые).
Корреспонденция по 10 счету
Дебет 10 счетов в проводках корреспондирует с производственными и вспомогательными счетами (по кредиту):
- 25 (общепроизводственные)
Для того чтобы списать материалы, также в учетной политике выбирают свой метод. Их три:
- по средней себестоимости;
- по себестоимости запасов;
- ФИФО.
Материалы отпускают в производство либо на общехозяйственные нужды. Также возможны ситуации, когда излишки , а брак, убыль или недостачу списывают.
Пример проводок по 10 счету
Организация «Альфа» купила у «Омеги» 270 листов железа. Стоимость материалов составила 255 690 руб. (НДС 18% — 39004 руб.). Впоследствии, в производство было отпущено 125 листов по средней себестоимости, еще 3 были испорчены и списаны в брак (списание по фактической себестоимости в пределах норм естественной убыли).
Формула себестоимости:
Средняя себестоимость = ((Стоимость остатка материалов на начало месяца + Стоимость материалов, поступивших за месяц) / (Кол-во материалов на начало месяца + Кол-во поступивших материалов)) х кол-во отпущенных единиц в производство
Средняя себестоимость в нашем примере = (216686/270) х 125 = 100318
Отразим эту стоимость в нашем примере:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 60.01 | 51 | Оплачены материалы | 255 690 | Выписка банка |
| 10.01 | 60.01 | на склад от поставщика | 216 686 | Требование-накладная |
| 19.03 | 60.01 | Учтен НДС | 39 004 | Товарная накладная |
| 68.02 | 19.03 | НДС принят к вычету | 39 004 | Счет-фактура |
| 20.01 | 10.01 | Проводка: материалы отпущены со склада в производство | 100 318 | Требование-накладная |
| 94 | 10.01 | Списание стоимости испорченных листов | 2408 | Акт списания |
| 20.01 | 94 | Стоимость испорченных листов списана на расходы производства | 2408 | Бухгалтерская справка |
Движение материально-производственных запасов в организации происходит при осуществлении хозяйственных операций по их поступлению, перемещению, отпуску в производство и реализации. Правильное и своевременное документальное оформление упомянутых операций позволяет предупредить различные нарушения, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.
Как известно, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых и ведётся бухгалтерский учёт. Данные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»; далее -- закон о бухучёте).
Формы первичной документации для учёта материалов и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.
Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий: стадии поступления материалов в организацию, стадии расходования материалов в организации, стадии выбытия материалов из организации.
На первой стадии производится принятие материалов к учету на основе первичных учетных документов и их стоимостная оценка.
Материалы поступают в организацию путем:
приобретения материалов за плату;
изготовления материалов самой организацией;
поступления материалов в счет вклада в уставный капитал;
безвозмездного получения материалов;
поступления материалов в обмен на другое имущество;
поступления материалов в результате ликвидации основных средств и иного имущества.
На второй стадии происходит расходование материалов -- их отпуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства и для управленческих нужд организации.
На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие различных причин.
Выбытие материалов из организации может происходить по следующим основным причинам:
списание материалов (морально устаревших; пришедших в негодность по истечении сроков хранения; при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств);
продажа (реализация) материалов;
Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование, выбытие) МПЗ должны оформляться первичными учетными документами.
Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:
М-2 Доверенность
М-2а Доверенность
М-4 Приходный ордер
М-7 Акт о приемке материалов
М-8 Лимитно-заборная карта
М-11 Требование-накладная
М-15 Накладная на отпуск материалов на сторону
М-17 Карточка учета материалов
М-35 Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
При учете материалов на всех стадиях его движения следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.
Документальное оформление операций по поступлению материалов. Поступающие в организацию материалы (приобретенные за плату или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой организации, полученные в результате ликвидации основных средств и т. п.), как правило, должны направляться на склад организации.
На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.
Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т. п.) как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.
При приемке материалов необходимо:
зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
проверять соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
проверять правильность расчетов в расчетных документах;
оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;
определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
передавать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т. п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.
Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы, и доверенность на получение материалов.
Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а.
Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер.
Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.
Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее совершения и образец подписи лица, на имя которого выписана, Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней.
При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.
Приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т. п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Принятый организацией порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в ее учетной политике.
При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).
Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.
Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.
Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы.
Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.
Материалы, приобретенные через подотчетное лицо, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру -- при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.
Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:
продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;
осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;
производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, а также сдача брака;
осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.
Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).
Отражение в бухгалтерском учете стоимости поступивших материалов будет различным в зависимости от источников поступления и условий их получения. Однако в любом случае в первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. В противном случае, если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, и не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных материалов к учету.
Документальное оформление операций по отпуску материалов на производство. Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.
Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации (при отсутствии у них складов) и из цеховых складов (кладовых) в производство (участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места) в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями).
Отпуск материалов сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации. При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, поштучно).
Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации.
Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых).
В необходимых случаях составляется также список лиц, которым предоставлено право выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материалов. Отпуск материалов со складов организации на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации.
Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.
Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная нарта (форма № М-8), требование-накладная (форма №М-11) и накладная (форма № М-15).
Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.
Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.
Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению -- потребителю материалов, второй -- складу.
Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.
Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала.
При небольших объемах отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписываться на квартал.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных.в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.
В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.
К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т. е. расходов сверх норм).
При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.
Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре.
Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.
Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации.
Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.
Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделения организации.
Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.
Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11).
Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй -- принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.
Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.
Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.
Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй -получателю материалов.
Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и, сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества.
Учет отходов должен способствовать обеспечению контроля за их сохранностью и использованием.
В случае последующего использования отходов на изготовление изделий (деталей и т. д.) их отпуск в производство оформляется выпиской требований-накладных.
Для распределения стоимости отпущенных в производство материалов по видам продукции и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов.
В указанной ведомости материальные затраты приводятся в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них -- по заказам (видам продукции) и статьям расходов.
Документальное оформление операций по выбытию материалов. Выбытие материалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.
При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.
Порядок вывоза и выноса с территории организации материалов, оформления пропусков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются организацией.
Списание материалов может осуществляться в следующих случаях:
материалы пришли в негодность по истечении сроков хранения;
материалы морально устарели;
при выявлении недостач, хищений или порчи материалов, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.
Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.
Комиссией осуществляются следующие функции:
непосредственный осмотр материалов;
установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т. д.);
выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;
определение возможности использования материалов на другие цели, или их продажи;
составление акта на списание материалов (акт составляется по каждому подразделению организации по материально ответственным лицам);
представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;
проведение совместно с экономическими службами организации оценки рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств и определение стоимости отходов (утиля, лома и т. п.);
осуществление контроля за утилизацией не пригодных к дальнейшему использованию материалов.
Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т. п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.
Документальное оформление и учет материалов в бухгалтерской службе. Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.
Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления.
Документальное оформление материально-производственных запасов создает определяющий момент в соблюдении требований законодательства по бухгалтерскому учету активов. Главной задачей учета материально-производственных запасов (МПЗ) является своевременное отражение в учете их движения, достоверное оформление поступления и выбытия.
Документальное оформление материально-производственных запасов — основные моменты
Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В методических указаниях установлен порядок постановки учета запасов в организациях (кроме кредитных и бюджетных учреждений). Согласно указаниям организации могут принять внутренние положения по документальному оформлению материально-производственных запасов , разработать собственные инструкции, а также формы первичных документов.
Вся первичка на документальное оформление поступления и расхода материальных запасов должна обеспечить надлежащий контроль над поступлением, отпуском, выбытием, перемещением запасов организации. Необходимо установить перечень должностных лиц организации, ответственных за получение и отпуск материально-производственных запасов, а также имеющих право подписи первичных документов.
Своевременное правильное документальное оформление движения материально-производственных запасов позволит организации вывести достоверную фактическую себестоимость МПЗ, осуществить надлежащий контроль над их сохранностью. Налаженный учет запасов имеет огромное значение, например, для обеспечения бесперебойного выпуска продукции или оказания услуг, выполнения работ, при которых необходимо владеть оперативными данными о наличии остатков сырья и материалов.
Документальное оформление движения производственных запасов должно обеспечивать непрерывное отражение движения запасов, позволить вести количественный учет. Организация имеет право использовать унифицированные формы документов, утвержденные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, отраслевые формы, принятые федеральными органами исполнительной власти, а также самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, определенные законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дату;
- наименование организации, оформившей документ;
- содержание хозяйственного факта;
- натуральный и (или) денежный измеритель с указанием единицы измерения;
- должности лиц, совершивших сделку, их подписи с расшифровкой.
Как оформляется поступление запасов, их внутреннее движение
При поступлении материала от поставщика вместе с товаром в организацию поступают товаросопроводительные документы: товарные накладные, требования-поручения, товарно-транспортные накладные, сертификаты, качественные удостоверения и др.
Документальное оформление поступления материально-производственных запасов происходит путем заполнения приходного ордера формы № М-4, либо на документ поставщика ставится оттиск штампа, заменяющего заполнение приходного ордера и содержащего все его реквизиты.
Форму М-4 скачайте на сайте.
Если при приемке материалов обнаружены расхождения по количеству, ассортименту, качеству и другим данным по документам, специальная комиссия должна составить акт по форме М-7. Форму М-7 скачайте на сайте.
При закупке материала подотчетным лицом оприходование запаса проводится в общеустановленном порядке.
На склад может поступить и собственная продукция, предназначенная для внутреннего потребления, также могут поступать возвратные отходы, материалы, полученные после демонтажа основных средств. Такой приход материала, а также передача между подразделениями оформляются накладными на внутреннее перемещение по типовой межотраслевой форме М-11. Правила ее заполнения изучите в материале .
Как осуществляется документальное оформление поступления и расхода материальных запасов на складе
Отпуск материала в производство обычно производится на основании утвержденных лимитов. При отпуске материалов со склада в собственные подразделения оформляются лимитно-заборные карты (форма № М-8), требование-накладная (№ М-11), накладная (№ М-15).
Лимитно-заборные карты используются, когда одни и те же материалы систематически отпускаются в производство. Также целью их применения является осуществление контроля над соблюдением установленных лимитов.
Бланк лимитно-заборных карт формы М-8 скачайте на сайте.
Форма № М-15 применяется при передаче МПЗ в территориально отдаленные подразделения организации.
На основании поступивших первичных документов в местах хранения запасов материально ответственное лицо ведет их количественный учет в карточках складского учета, а при небольшом количестве номенклатуры карточки можно заменить книгой складского учета. Их формы и образец заполнения посмотрите в статьях:
- ;
Переданные в эксплуатацию материальные ценности со временем теряют свои качества. Например, такие МПЗ, как инвентарь, инструмент, по истечении срока службы подлежат списанию с учета. Для этого составляется акт, форму которого можно найти в статье .
Итоги
При документальном оформлении поступления и расхода производственных запасов следует соблюдать требования законодательства, особенно в части наличия в документации всех обязательных реквизитов. Система учета МПЗ должна быть организована так, чтобы обеспечивалось своевременное, достоверное и полное отражение материальных ценностей на бухсчетах, была возможность вести надлежащий контроль за их движением.
