Бюджетный учет денежных средств учреждения должен обеспечить правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступление и выбытие финансовых активов, контроль над их сохранностью и правильностью использования.
Для учета учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также для учета движения денежных документов предназначен счет 020100000 "Денежные средства учреждения".
Для учета операций по движению денежных средств применяются следующие счета:
- 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах";
- 020102000 "Денежные средства учреждения во временном распоряжении";
- 020103000 "Денежные средства учреждения в пути";
- 020104000 "Касса";
- 020105000 "Денежные документы";
- 020106000 "Аккредитивы";
- 020107000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте".
Операции по счету 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" можно разделить на две группы:
- 1) операции по движению денежных средств, когда у учреждения отсутствует лицевой счет в казначействе, а финансирование осуществляется путем перечисления денег на банковский счет;
- 2) операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.
Из текста Инструкции № 25н следует, что на счете 020101000 учитывают операции со средствами, полученными от предпринимательской деятельности, даже если у учреждения есть специальный лицевой счет в казначействе.
Поступление и списание денежных средств со счета 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" отражаются в выписке из лицевого счета, которая является основным регистром учета по этому счету. В выписке отражаются операции за операционный день и:
- - входящие на начало дня и исходящие на конец дня остатки внебюджетных средств;
- - суммы поступивших внебюджетных средств за данный операционный день по каждой операции;
- - суммы кассового расхода и его восстановления за данный операционный день по каждой операции по соответствующим показателям экономической классификации расходов бюджетов РФ;
- - прочие платежи (уплата налогов и сборов в бюджеты различных уровней в соответствии с классификацией доходов бюджетов РФ и иные предусмотренные разрешением и не относящиеся к расходам перечисления);
- - номера и даты расчетных, кассовых и платежных документов, соответствующих указанным операциям.
Выписки с лицевого счета и приложения к ним выдаются под расписку лицам, имеющим право первой или второй подписи по данному счету, или иному лицу, действующему по доверенности.
МБУК МЦРДК, согласно Устава, осуществляет операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.
Данные средства можно разделить на две группы:
Денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, то есть средства, полученные за реализованную готовую продукцию, выполненные работы и оказанные услуги.
МБУК МЦРДК получает денежные средства от предоставления дополнительных платных услуг. Данные денежные средства являются внебюджетными средствами.
Порядок получения разрешений на открытие лицевых счетов для учета средств от предпринимательской деятельности регламентируется приказом Минфина России от 21 июня 2001 г. № 46н. Основанием для открытия таких лицевых счетов являются:
- - генеральные разрешения на открытие лицевых счетов в территориальных органах Федерального казначейства главному распорядителю средств федерального бюджета и подведомственным ему учреждениям, выдаваемые Федеральным казначейством главным распорядителям средств федерального бюджета;
- - разрешения на открытие лицевых счетов в территориальных органах Федерального казначейства, выдаваемые в соответствии с генеральными разрешениями главными распорядителями и распорядителями средств федерального бюджета получателям средств.
В целях обеспечения достоверного учета хозяйственной деятельности учреждений культуры Лопатинского района и комплектации бухгалтерских служб квалифицированными кадрами, а также усиления контроля за использованием государственного имущества культуры и средств бюджета Лопатинского района принято решение о централизации бухгалтерского учета подведомственных учреждений и передаче полномочий по организации бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии.
Отсюда, главным распорядителем средств федерального бюджета МБУК МЦРДК Лопатинского района является финансовый орган администрации Лопатинского района.
Лицевой счет по учету внебюджетных средств МБУК МЦРДК открыт также же в органе Федерального казначейства, где открыт лицевой счет для учета операций со средствами федерального бюджета.
Утвержденная смета доходов и расходов по внебюджетным средствам в течение финансового года может уточняться в порядке, установленном главным распорядителем средств.
Орган Федерального казначейства принимает от клиента платежные документы на осуществление Внебюджетные средства, поступившие на счет органа Федерального казначейства на основании расчетных и кассовых документов плательщиков, отражаются на лицевых счетах клиентов в соответствии с классификацией доходов бюджетов РФ.
кассового расхода только в пределах свободного остатка средств, отраженного на его лицевом счете по учету внебюджетных средств. Учет операций по движению средств на счете 020101000 ведут в Журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к банковским выпискам.
Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:
поступление денежных средств главному распорядителю, распорядителю, получателю для осуществления платежей в соответствии с бюджетной росписью отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";
поступление денежных средств, связанное с возвратом бюджетных кредитов, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту счетов 020701640 "Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам, юридическим и физическим лицам, резидентам Российской Федерации", 020702640 "Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам, другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации", 020703640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам правительствам иностранных государств", 020704640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам иностранным юридическим лицам", 020705640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам международным финансовым организациям";
поступление денежных средств, связанное с возникновением долговых обязательств, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту счетов 030101710 "Увеличение задолженности по внутренним долговым обязательствам", 030102720 "Увеличение задолженности по внешним долговым обязательствам";
поступление денежных средств в отчетном году на восстановление расходов в погашение дебиторской задолженности отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения", счета 020104610 "Выбытия из кассы", соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660), соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660), счета 021003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств", соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030301730, 030302730, 030303730, 030304730, 030305730, 030306730);
поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением доходов, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020500000 "Расчеты с дебиторами по доходам" (020501660, 020502660, 020503660, 020504660, 020505660, 020506660, 020507660, 020508660, 020509660, 020510660), соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения"
Бюджетное учреждение расходует денежные средства в соответствии со сметой доходов и расходов.
Денежные средства учреждения могут быть направлены на следующие цели:
- - перечисление авансов в соответствии с заключенными договорами на закупку товаров (работ, услуг);
- - перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги);
- - прочие выплаты, осуществляемые учреждением (перечисление налогов, выставление аккредитива, перечисление по исполнительным листам и т.п.).
Операции по выбытию средств со счета оформляются следующими бухгалтерскими записями:
перечисление денежных средств учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя (распорядителя), отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";
перечисление предварительной оплаты в соответствии с заключенными договорами на приобретение материальных ценностей, выполнение работ, услуг, осуществление других выплат отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660);
перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности, оказанные услуги отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030204830, 030205830, 030206830, 030207830, 030208830, 030209830, 030210830, 030211830, 030212830, 030213830, 030214830, 030215830, 030216830, 030217830, 030218830, 030219830, 030220830, 030221830, 030222830, 030223830, 030224830);
предоставление бюджетных кредитов, отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам" (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);
перечисление сумм по государственным и муниципальным гарантиям, по которым возникают эквивалентные требования со стороны гаранта к должнику, отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам" (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);
погашение долговых обязательств отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030100000 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" (030101810, 030102820);
прочие выплаты, осуществляемые учреждением, отражаются по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счетов 020106510 "Поступления средств на аккредитивный счет", 020401550 "Поступления на депозитный счет", соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения", соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030301830, 030302830, 030303830, 030304830, 030305830, 030306830), счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда";
получение наличных денежных средств в кассу учреждения отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счета 020104510 "Поступления в кассу";
перечисление в бюджет средств, поступивших в возмещение причиненного учреждению ущерба на лицевой счет, по операциям со средствами, полученными от деятельности, приносящей доход, открытый в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета, или на счет по учету средств бюджета, открытый в кредитной организации, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 021002000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов" (021002410, 021002420, 021002430, 021002440, 021002620, 021002130 (при возврате сумм в возмещение недостачи денежных средств), 040101100 "Доходы учреждения" и кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов".
Денежные средства, полученные от оказания дополнительных платных услуг, первоначально производятся в кассу учреждения, а уже потом перечисляются на банковские счета. При этом в учете данного учреждения составляются корреспонденции:
Поступили денежные средства за проведение платных мероприятий в кассу учреждения;
Перечислены денежные средства от проведения платных мероприятий на лицевые счета учреждения.
Аналитический учет по счету 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" в МБУК МЦРДК ведется в Многографной карточке (приложение № 3).
Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.
Денежными средствами в пути являются денежные средства, перечисленные учреждению, но полученные им в следующем месяце, а также средства, переведенные с одного счета в банке на другой. Подобные суммы учитывают на счете 020103000 "Денежные средства учреждения в пути".
Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету.
Для учета наличных денег в кассе учреждения предназначен счет 020104000 "Касса".
При оформлении и учете операций по кассе учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) с учетом следующих особенностей.
Наличные деньги принимают в кассу с использованием следующих документов:
- - Квитанция (ф. 0504510);
- - Приходный кассовый ордер (ф. 0310001).
Квитанции используют в том случае, когда наличные деньги принимают в установленном порядке от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. Если это делают уполномоченные учреждением лица, они ежедневно должны сдавать в кассу полученные деньги, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).
Если деньги выдают из кассы под отчет нескольким лицам, вместо индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяют Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Такие ведомости могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.
Учет кассовых операций ведут в Кассовой книге (ф. 0504514). Она применяется для учета наличных денег.
Учет кассовых операций в МБУК МЦРДК в соответствии с общеустановленными Правилами ведения кассовых операций. При этом поступления и выдача наличных денежных средств оформляются соответственно приходными и расходными кассовыми операциями (приложения № 4, 5). На основании первичных кассовых документов составляется Кассовая книга (приложение № 6). Учет соответствующих операций ведут также в Журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов.
Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, расходуются на цели, указанные в чеке.
МЦРДК в установленные органом Федерального казначейства сроки представляет ему кассовую заявку на предстоящий квартал в одном экземпляре.
Одновременно с заявкой МБУК МЦРДК представляет в орган Федерального казначейства заполненный денежный чек.
Уполномоченный работник Федерального казначейства проверяет правильность заполнения заявки и чека. На лицевой стороне чека ставятся печать и подписи лиц, включенных в карточку с образцами подписей органа Федерального казначейства. После этого чек возвращают получателю средств.
По этому чеку уполномоченный работник бюджетного учреждения получает наличные деньги из кассы банка.
Исходя из процедуры получения наличных денежных средств, существует временной разрыв между подачей заявки и составлением денежного чека и непосредственным оприходованием денежных средств в кассе учреждения. Согласно Инструкции № 25н, в данном случае необходимо использовать счет 021003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
Счет 21003000 является новым.
Счет 21003000 имеет следующие счета:
- 21003560 - увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств;
- 21003660 - уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств.
Если же операции по получению денежных средств связаны с предпринимательской деятельностью бюджетного учреждения и осуществляются через лицевой счет по учету внебюджетных средств в федеральном казначействе, то бухгалтерские записи будут немного иными. Во-первых, изменится код вида деятельности. Во-вторых, вместо счета 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" будет использоваться счет 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах".
Наличные деньги могут расходоваться из кассы учреждения следующими способами:
- - внесение наличных денег на счет учреждения в банке;
- - внесение наличных денег учреждением, имеющим лицевой счет в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов (казначейство);
- - выдача наличных денежных средств под отчет;
- - выдача заработной платы и денежного довольствия;
- - выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера;
- - выдача депонентской задолженности.
Наличные деньги в кассу банка МБУК МЦРДК вносит на основании Объявления на взнос наличными.
Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства, а учреждению выдают квитанцию к Объявлению на взнос наличными.
При возврате неиспользованных наличных денежных средств также образуется временной разрыв между возвратом денежных средств в банк и отражением данного возврата на лицевом счете в казначействе. При отражении данной операции также следует использовать счет 021003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
МБУК МЦРДК, которые в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ контрольно-кассовую технику не применяет, это отражено в организационно-техническом разделе бухгалтерской учетной политики.
Порядок утверждения форм бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171.
Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу МБУК МЦРДК оформляются бухгалтерскими записями:
Дебет 120104510 "Поступления в кассу"
Кредит 220503660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг"
Поступили денежные средства за проведение платных занятий в кассу учреждения;
Дебет 120104510 "Поступления в кассу"
Кредит 130405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" (130405211, 130405212, 130405213, 130405221, 130405223, 130405225)
Дебет 120104510 "Поступления в кассу"
Кредит 120900000 "Расчеты по недостачам" (120901660, 120902660, 120903660, 120904660, 12905660)
Поступили наличные денежные средств в счет недостач;
Дебет 120104510 "Поступления в кассу"
Кредит 120800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (120801660, 120802660, 120803660, 120804660, 120805660, 120806660, 120807660, 120808660, 120809660, 120815660, 120816660, 120817660, 120818660, 120819660, 120820660, 120822660, 120823660, 120824660)
Поступили наличные денежные средства от подотчетного лица.
Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы МБУК МЦРДК оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 220101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета"
Кредит 120104610 "Выбытия из кассы"
Перечислены денежные средства от проведения платных услуг на лицевые счета учреждения.
Дебет 120800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (120801660, 120802660, 120803660, 120804660, 120805660, 120806660, 120807660, 120808660, 120809660, 120815660, 120816660, 120817660, 120818660, 120819660, 120820660, 120822660, 120823660, 120824660)
Кредит 120104610 "Выбытия из кассы".
Денежные документы - оплаченные талоны на бензин, на питание и т.п., полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п. - учитывают на счете 020105000 "Денежные документы". Хранят денежные документы в кассе учреждения.
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.
Аналитический учет денежных документов ведут по их видам в Карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведут в Журнале по прочим операциям.
Поступление денежных документов в кассу оформляется бухгалтерскими записями по дебету счета 020105510 "Поступления денежных документов" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030203730, 030204730, 030205730, 030209730, 030215730, 030216730, 030217730, 030218730, 030222730).
Выдача из кассы денежных документов отражается по дебету соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020803560, 020804560, 020805560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020822560) и кредиту счета 020105610 "Выбытия денежных документов".
Практически каждое государственное (муниципальное) учреждение использует финансовые активы, в том числе денежные документы. Они имеют определенную стоимостную оценку, их надо особым образом хранить и учитывать. Как работать с денежными документами в бюджетном учреждении? Разбираемся вместе с руководителем проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет » компании СКБ Контур Юлией Вольхиной.
Что такое денежные документы
Сегодня в России отсутствует нормативное определение для понятия «денежные документы». Не разработан и единый реестр денежных документов. В нормативных правовых актах обозначены лишь основные признаки и примеры таких документов (см. инструкцию, утв. приказом Минфина России ; далее — Инструкция № 157н). Принято считать, что под денежными документами в бюджетном учете понимаются объекты определенной номинальной стоимости, которые приобретены и хранятся в учреждении, но услуги по ним еще не предоставлены.
Самые известные примеры такого рода документов — это талоны на бензин или на питание, почтовые марки, конверты с марками, извещения на почтовые переводы, путевки в санатории или детские оздоровительные лагеря и проч. К данным активам относятся также карты оплаты мобильной связи, IP-телефонии междугородных, международных переговоров, доступа в интернет, авиационные и железнодорожные билеты, проездные билеты на общественный транспорт и т.п.
- акции, которые были выкуплены у акционеров;
- ценные бумаги;
- бланки строгой отчетности (см. « »);
- документы на нематериальные активы.
Как отразить денежные документы в учетной политике
Ответ на вопрос, какие именно активы будут считаться денежными документами, учреждение должно закрепить в своей учетной политике. Там же прописывается порядок их учета, хранения и списания. Все эти процедуры регламентированы несколькими инструкциями и приказами Минфина России, полный перечень которых вы видите ниже.
Основные документы, которые регламентируют работу бюджетного учреждения с денежными документами:
- Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (утв. приказом Минфина России );
- Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России );
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утв. приказом Минфина России );
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений (утв. приказом Минфина России );
- Приказ Минфина России «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».
Мы собрали в таблицу примеры формулировок, которые можно использовать в учетной политике организации:
|
Раздел |
Что написать в учетной политике |
|---|---|
|
Организация бухгалтерского учета |
Перечень должностей работников, которые имеют право получать денежные документы и денежные средства под отчет на приобретение товаров (оплату работ, услуг), приведен в Приложении №... к настоящей Учетной политике. Выдача денежных средств и денежных документов под отчет производится согласно соответствующему Положению №… к настоящей Учетной политике |
|
Порядок проведения инвентаризации |
Для подтверждения данных бухгалтерского учета и показателей годовой бухгалтерской отчетности проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств:
|
|
Учет финансовых активов |
В составе денежных документов учитываются (на выбор учреждения):
Денежные документы принимаются в фондовую кассу учреждения и учитываются по фактической стоимости. |
Для каждого вида денежных документов нужно разработать отдельные локальные нормативные акты (ЛНА) — ими всегда интересуются контролирующие органы в ходе очередных и внеочередных проверок. В каждом ЛНА следует указать должности сотрудников, которые имеют право получать соответствующий вид денежного документа, а также обязательные условия и правила его использования.
Правильно составленный локальный нормативный акт должен обосновывать целесообразность применения денежных документов в бюджетном учреждении. Для этого необходимо тщательно прописать алгоритм, по которому сотрудники будут подтверждать свои расходы.
Как хранить, использовать и списывать
Поскольку учреждение уже оплатило, но еще не погасило денежные документы, они должны храниться в кассе. По фондовой кассе эти документы отражаются в случае, если:
- приобретены по безналичному расчету;
- приобретены за наличный расчет одним лицом, но расходовать их будет другое лицо;
- выдаются сотрудникам по частям, а их остаток хранится в кассе.
Обратите внимание: если подотчетное лицо приобретает денежные документы и сразу же их расходует, то они списываются по авансовому отчету и не проходят по кассе.
Чтобы зафиксировать приход денежных документов в кассу и выдачу их из кассы, нужно использовать приходные кассовые ордеры (форма 0310001) и расходные кассовые ордеры (форма 0310002). Эти формы утверждены приказом Минфина России (далее — приказ № 52н). На ордерах необходимо сделать надпись: «Фондовый», и далее зафиксировать их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Эти записи не должны пересекаться с теми, что отражают движение денежных средств.
По фондовой кассе следует завести отдельную кассовую книгу со сквозной нумерацией и пометкой «Фондовый» на каждом листе. Записи в нее вносятся после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому ордеру. Обратите внимание: строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» в этой кассовой книге остаются незаполненными.
Контроль за денежными документами в бюджетном учреждении ведется в рамках регулярных проверок кассы. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086). Правила ее заполнения регламентируются приказом № 52н.
За соблюдение требований к хранению, использованию и учету денежных документов в бюджетном учреждении отвечает его руководитель. Он определяет порядок и сроки проведения контрольных мероприятий.
Тонкости аналитического учета денежных документов
Аналитический учет денежных документов разграничивается по их видам в карточке учета средств и расчетов (форма 0504051). Об этом сказано в пункте 171 Инструкции № 157н. Карточка начинается с записей остатков на начало года. Новые записи вносятся в срок не позднее, чем через день после совершения операции. Итоги по остаткам подводятся в конце каждого месяца.
Все операции с денежными документами фиксируются в журнале по прочим операциям. Основанием для каждой новой записи должны стать отчет кассира и прилагаемые к нему документы (форма 0504071). Также как и карточка учета, журнал открывается остатками на начало периода. В нем отражаются обороты за весь период и выводятся остатки.
Правила бухгалтерского учета денежных документов
Все операции по бухгалтерскому учету денежных документов и соответствующие бухгалтерские записи можно разделить на две группы:
|
Дебет |
Кредит |
|
|---|---|---|
|
Поступление денежных документов |
||
|
Поступление от поставщика в кассу |
||
|
Расходование подотчетным лицом или возврат в кассу ранее выданных в подотчет |
||
|
Выявление излишков при инвентаризации |
||
|
Выбытие денежных документов |
||
|
Выдача из кассы в подотчет |
||
|
Возврат из кассы поставщику согласно условиям договора |
||
|
Списание недостачи |
||
|
Списание на чрезвычайные расходы (хищение, порча, уничтожение) |
||
Обратите внимание: если учреждение выдает в подотчет одним и тем же работникам как денежные средства, так и денежные документы, то расчеты нужно вести на разных счетах. Например, к счету «208 00» можно добавить дополнительные аналитические коды.
Учет денежных документов в конкретных ситуациях
Рассмотрим несколько типичных ситуаций, которые могут возникнуть при работе с денежными документами в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Пример 1. Покупка и учет проездных билетов
МКУ приобрело для своего сотрудника проездной билет на все виды транспорта за 1 500 рублей. Оплата произведена с лицевого счета учреждения, открытого в казначействе. Проездной билет выдан сотруднику в подотчет. В дальнейшем он должен представить авансовый отчет и вернуть использованный билет.
Проездные билеты действительно выдаются сотрудникам, которые занимаются разъездной работой. Таким способом работодатель возмещает связанные со служебными поездками транспортные расходы. Приобретение данного вида денежного документа осуществляется по КОСГУ 222 «Транспортные услуги».
В бухгалтерском учете такая операция будет отражена следующими проводками:
Пример 2. Недостача карт экспресс-оплаты связи
МБОУ приобрело для своей администрации 10 карт экспресс-оплаты мобильной связи номиналом 300 рублей каждая. Оплата произведена за счет деятельности, приносящей доход. Денежные документы были сразу же внесены в кассу. Четыре карты оплаты выдали директору (в дальнейшем требовалось представить авансовый отчет и оправдательные документы). По результатам инвентаризации кассы выявлена недостача двух карт. Виновный в недостаче был найден, он добровольно погасил всю сумму долга.
Карты экспресс-оплаты мобильной связи по своему статусу подпадают под понятие денежного документа. Такие карты часто используются администрациями учреждений. Карты экспресс-оплаты мобильной связи приобретаются по КОСГУ 221 «Услуги связи».
В этом случае операции в бухгалтерском учете отражаются следующим образом.
Термин «денежные средства» включает в себя средства, находящиеся на счетах учреждения, открытых в кредитных организациях или органах Федерального казначейства (в финансовом органе соответствующего бюджета), а также наличные деньги и денежные документы.
Денежные документы – это документы, приобретенные учреждением, имеющие стоимостную оценку и хранящиеся в учреждении.
Учет денежных документов в бюджетном учете
Для учета денежных документов используется счет 201 35 000 «Денежные документы».
К денежным документам относятся:
- талоны на нефтепродукты;
- пластиковые карты на бензин, дизельное топливо;
- талоны на питание;
- санаторно-курортные путевки на лечение и отдых сотрудников учреждения и членов их семей;
- авиационные и железнодорожные билеты;
- единые проездные билеты;
- проездные билеты на отдельные виды транспорта;
- карты экспресс-оплаты мобильной связи, доступа в Интернет, IP-телефонии междугородных, международных переговоров;
- полученные извещения на почтовые переводы;
- марки (в том числе почтовые марки, марки государственной пошлины и др.);
- маркированные конверты.
- немаркированные конверты и поздравительные почтовые открытки без марок;
- бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
- бланки больничных листов и родовых сертификатов;
- бланки квитанций на прием наличных денежных средств;
- неоплаченные, полученные безвозмездно путевки в санатории и дома отдыха.
К денежным документам не относятся (и в их составе не учитываются):
В учетной политике автономного учреждения должен быть приведен перечень денежных документов, которые используются в финансово-хозяйственной деятельности.
Поступление и выдача под отчет денежных документов оформляются приходным и расходным кассовым ордером с проставлением на них записи «Фондовый». Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с денежными средствами (п. 170 Инструкции N 157н, п. 86 Инструкции N 174н).
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) отдельно от операций с наличными денежными средствами, а также в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, которые прилагаются к отчетам кассира (абз. 3 п. 170, п. 172 Инструкции N 157н).
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 171 Инструкции N 157н).
Бухгалтерский учет отдельных видов денежных документов
Приобретение учреждением тех или иных денежных документов на основании Приказа Минфина России от 01.07.2013 № 65н "Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации" может отражаться по следующим статьям расходов:
- по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ - приобретение почтовых марок и маркированных конвертов, карт оплаты услуг связи и доступа в Интернет;
- по подстатье 222 "Транспортные услуги" КОСГУ – приобретение авиационных и железнодорожных билетов, единых проездных билетов и на отдельные виды транспорта;
- по подстатье 262 "Пособия по социальной помощи населению" КОСГУ - путевок в санатории, дома отдыха, турбазы;
- по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ - талонов на ГСМ.
Рассмотрим на примерах, какие виды денежных документов могут быть использованы в образовательных учреждениях, а также порядок отражения операций по учету денежных документов в бухгалтерском учете.
Талоны на ГСМ.
Рассмотрим вариант, когда учреждение обеспечивается ГСМ с использованием талонов. Согласно условиям договора производится оплата определенного количества бензина соответствующей марки, при этом учреждение получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.
Полученные талоны приходуются в качестве денежных документов в кассу учреждения, при этом в приходном ордере целесообразно указать марку бензина, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона. По мере необходимости талоны выдаются под отчет водителям или специально назначенному сотруднику.
После сдачи авансового отчета подотчетным лицом с подтверждающими документами от АЗС, отпустившей ГСМ, полученное по талонам топливо приходуется как материальный запас учреждения.
За счет субсидии на выполнение государственного задания учреждение приобрело 50 талонов номиналом 20 литров каждый. Стоимость 1 л. бензина на момент покупки талонов составила 31 рубль (в т.ч. НДС 4 руб.73 коп.). Подотчетному лицу выдано 2 талона, на которые произведена заправка автомобиля.
Эти операции в бухгалтерском учете будут отражены следующим образом:
Организация почтовых отправлений невозможна без приобретения марок и маркированных конвертов.
Почтовые марки и маркированные конверты учитываются как денежные документы и по мере необходимости выдаются под отчет. Подотчетное лицо должно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расход почтовых марок или маркированных конвертов. Такими документами могут являться реестр отправленной корреспонденции, а в случае порчи – приложенный к отчету испорченный конверт.
Операции, связанные с приобретением и выдачей марок, маркированных конвертов, отразятся следующими бухгалтерскими записями:
Статья актуальна на май 2015 года.
Наталья Смолина
Эксперт-методолог отдела контроля качества услуг и методологии
Оформление приема и выдачи наличных денег в кассе учреждения
В составе финансовых активов бюджетного учреждения на счете 020100000 "Денежные средства учреждения" учитывается движение денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также движение денежных документов.
Для учета наличных денег в кассе учреждения предназначен счет 0 201 04 000 "Касса". Учет соответствующих операций ведут в Журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов.
При оформлении и учете операций по кассе учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, с учетом следующих особенностей.
Наличные деньги принимают в кассу с использованием следующих документов:
Квитанции (ф. 0504510);
Приходного кассового ордера (ф. 0310001).
Примечание.
Квитанции используют в случае, если наличные деньги принимают в установленном порядке от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. Если это делают уполномоченные учреждением лица, они ежедневно должны сдавать в кассу полученные деньги, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).
Если кассир выдает из кассы наличные деньги раздатчикам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, он делает записи в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
Если деньги выдают из кассы под отчет нескольким лицам, вместо индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяют Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Такие ведомости могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.
Учет кассовых операций ведется в Кассовой книге (ф. 0504514), которая применяется для учета наличных денег как в рублях, так и в иностранной валюте. При этом поступление и расходование наличной иностранной валюты ведется на отдельных листах кассовой книги по видам валют.
Если в учреждении кассовые операции автоматизированы, правила ведения кассовой книги также должны соблюдаться.
Обеспечение бюджетных учреждений наличными денежными средствами
Обеспечение бюджетных учреждений наличными денежными средствами с 1 января 2009 года производится в соответствии с Правилами обеспечения наличными денежными средствами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденными приказом Минфина России от 03.09.2008 N 89н, далее - Приказ N 89н, которые устанавливают порядок обеспечения территориальными органами ОФК наличными деньгами получателей средств федерального бюджета.
Операции по обеспечению наличными деньгами получателей средств бюджета и их уполномоченных подразделений, операции по взносу наличных денег получателями средств бюджета учитываются на счетах, открытых УФК, в подразделениях расчетной сети Банка России или кредитных организациях.
Чековые книжки выдаются бюджетному учреждению бесплатно ОФК на основании представленного им заявления на получение денежных чековых книжек и подлежат учету и регистрации в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек.
Перед выдачей чековой книжки получателю средств бюджета уполномоченный работник ОФК проверяет наличие всех денежных чеков в данной чековой книжке и проставляет штампом или письменно на оборотной стороне каждого денежного чека полное или сокращенное наименование получателя средств бюджета.
Ответственность за сохранность и учет полученных в ОФК чековых книжек несет бюджетное учреждение.
Примечание. Для получения наличных денег получатель средств бюджета представляет в ОФК по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения наличных денег, заявку на получение наличных денег (код формы по КФД 0531802), которая оформляется учреждением отдельно по каждому виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги: средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности, средства дополнительного бюджетного финансирования, средства для осуществления оперативно-разыскных мероприятий, средства, поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств.
Одновременно с заявкой учреждение представляет в орган ОФК денежный чек, оформленный отдельно на каждую заявку.
ОФК проверяет правильность формирования и, если заявка соответствует требованиям, установленным ОФК, принимает ее к исполнению.
После процедуры санкционирования учреждение заполняет денежный чек. Если денежный чек соответствует требованиям, на лицевой стороне принятого от учреждения и проверенного ОФК денежного чека проставляется оттиск печати ОФК.
Если в течение десяти дней со дня оформления денежного чека, не считая дня выписки, денежный чек не был предъявлен получателем средств бюджета в кассу учреждения банка, ОФК оформляет платежное поручение на возврат невостребованной суммы.
На соответствующий счет учреждения вносятся неиспользованные наличные деньги по видам средств: средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности, средства дополнительного бюджетного финансирования, средства для осуществления оперативно-разыскных мероприятий, средства, поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств.
Взнос получателем средств бюджета наличных денег в кассу учреждения банка производится на основании Объявления на взнос наличными (код формы по ОКУД 0402001). Объявление на взнос оформляется отдельно по каждому виду средств.
Бухгалтерский учет поступления наличных денег в кассу
Наличные деньги могут поступать со счета в кассу учреждения следующими способами:
С лицевого счета учреждения, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов (Федеральном казначействе);
От подотчетного лица.
Исходя из процедуры получения наличных денежных средств, определенной в Приказе N 89н, существует временной разрыв между подачей заявки и составлением денежного чека и непосредственным оприходованием денежных средств в кассе учреждения. Согласно Инструкции по бюджетному учету в данном случае необходимо использовать счет 0 210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
Пример
Учреждение имеет лицевой счет в Федеральном казначействе. Для выплаты заработной платы учреждению необходимо 650 000 руб. Учреждение подало заявку на получение наличных денег, денежные средства поступили в учреждение, и заработная плата была выдана из кассы. Бухгалтер записал:
|
N п/п |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
1 |
|
121003560 |
130405211 |
650 000 |
|
2 |
|
120104510 "Поступления в кассу" |
121003660 |
650 000 |
|
3 |
Выдана заработная плата |
130201830 |
120104610 "Выбытия из кассы" |
650 000 |
Если же операции по получению денежных средств связаны с предпринимательской деятельностью бюджетного учреждения и осуществляются через лицевой счет по учету внебюджетных средств в Федеральном казначействе, то бухгалтерские записи будут немного иными:
во-первых, изменится код вида деятельности;
во-вторых, вместо счета 0 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" будет использоваться счет 2 201 01 000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах".
Пример
Для выплаты заработной платы за счет средств от предпринимательской деятельности учреждение подало заявку на получение наличных денег в сумме 100 000 руб. Денежные средства поступили в учреждение, и заработная плата была выдана из кассы. Бухгалтер записал:
|
N п/п |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
1 |
Подана заявка на получение наличных |
221003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" |
220101610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов"
|
100 000 |
|
2 |
18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждения"
|
100 000 |
||
|
3 |
Получены наличные деньги в кассу |
220104510 "Поступления в кассу" |
221003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" |
100 000 |
|
4 |
Выдана заработная плата |
230201830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате" |
220104610 "Выбытия из кассы" |
100 000 |
При возврате средств от подотчетного лица в кассу данная операция на основании приходного кассового ордера будет отражена так, как показано ниже.
Пример
Работник учреждения вернул неиспользованную подотчетную сумму - 200 руб. (деньги ранее были выданы работнику для приобретения материальных запасов). Бухгалтер записал:
При оказании бюджетным учреждением платных услуг денежные средства могут проходить через кассу предприятия.
При этом должен быть пробит кассовый чек на стоимость оказанной услуги или выписан приходный кассовый ордер (форма 0310001) или квитанция (форма 0504510).
Пример
Больница оказала платную услугу на 500 руб.
|
N п/п |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
1 |
Пробит чек за оказанную услугу, приходный кассовый ордер |
220104510 "Поступления в кассу" |
240101130 "Доходы от рыночных продаж" |
500 |
|
2 |
Сдача выручки в Федеральное казначейство. Объявление на взнос наличными, расходный кассовый ордер |
221003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" |
220104610 "Выбытия из кассы" |
500 |
|
3 |
Поступление денег на лицевой счет на основании выписки |
220101510 "Поступления денежных средств на банковские счета учреждения" |
221003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" |
500 |
|
4 |
Отражение поступивших сумм на забалансовом счете по КОСГУ 130 (Доходы от рыночных продаж) |
17 |
500 |
Бюджетные учреждения могут производить наличные расчеты с покупателями и заказчиками за готовую продукцию, оказанные услуги или выполненные работы.
Пример
Учреждение осуществляет предпринимательскую деятельность. Покупателями внесено в кассу 14 000 руб. Бухгалтер записал:
Учет операций по расходованию наличных денег бюджетного учреждения
Наличные деньги могут расходоваться из кассы учреждения следующими способами:
внесение наличных денег учреждением, имеющим лицевой счет в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов (Федеральном казначействе);
выдача наличных денежных средств под отчет;
выдача заработной платы и денежного довольствия;
выдача стипендий;
выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера;
выдача депонентской задолженности.
Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет ОФК, а учреждению выдают квитанцию к объявлению на взнос наличными.
Письмом Банка России от 04.12.2007 N 190-Т разъяснены отдельные вопросы применения его указания от 20.06.2007 N 1843-У. Напомним читателям журнала, что этим указанием Банка России был установлен предельный лимит расчетов наличными денежными средствами по одной сделке в размере 100 000 руб. Так вот, в данном письме Банк России подчеркивает, что этот лимит распространяется на расчеты между организациями, индивидуальными предпринимателями или между организацией и индивидуальным предпринимателем. К выдаче сотрудникам заработной платы или предоставлению им займов лимит не относится. Также Банк отметил, что вышеприведенное указание не устанавливает каких-либо временных рамок, например на расчеты в течение дня. Лимит действует только для расчетов по одному договору (заключенному между организациями, между организацией и индивидуальным предпринимателем или между двумя предпринимателями) и не зависит от срока действия договора и периодичности расчетов по нему.
Пример
Из кассы бюджетного учреждения, не имеющего лицевого счета в Федеральном казначействе, внесены наличные денежные средства на счет в банке в сумме 2920 руб. Бухгалтер записал:
Одновременно данная сумма отражается на забалансовом счете 18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждения", так как данная операция относится к восстановлению ранее перечисленных средств.
При возврате неиспользованных наличных денежных средств также образуется временной разрыв между возвратом денежных средств в банк и отражением данного возврата на лицевом счете в Федеральном казначействе. При отражении данной операции также следует использовать счет 0 210 03 000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
Пример
В учреждении была депонирована заработная плата и произведен возврат неиспользованных наличных денег в сумме 5000 руб. Бухгалтер оформил следующие проводки:
|
N п/п |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
1 |
Возвращены неиспользованные наличные деньги (РКО, квитанция к объявлению на взнос наличными) |
121003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" |
120104610 "Выбытия из кассы" |
5000 |
|
2 |
Восстановлен кассовый расход на основании Справки (ф. 0504833), приложенной к выписке из лицевого счета |
130405211 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по заработной плате" |
121003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" |
5000 |
|
3 |
Депонирована заработная плата |
130201830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате" |
130402730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" |
5000 |
После выздоровления сотруднику выдали полагающуюся ему сумму. Бухгалтер записал:
|
N п/п |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
1 |
Подана заявка на получение наличных |
121003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" |
130405211 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по заработной плате" |
5000 |
|
2 |
Получены в кассу наличные денежные средства для выдачи депонентам |
120104510 "Поступления в кассу" |
121003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" |
5000 |
|
3 |
Выдана депонированная заработная плата |
130402830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами" |
120104610 "Выбытия из кассы" |
5000 |
Если же операции по возврату денежных средств связаны с предпринимательской деятельностью бюджетного учреждения и осуществляются через лицевой счет по учету внебюджетных средств в Федеральном казначействе, то бухгалтерские записи будут немного иными:
во-первых, изменится код вида деятельности;
во-вторых, вместо счета 0 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами" будет использоваться счет 2 201 01 000 "Денежные средства учреждения на счетах".
