При отгрузке товаров со склада в целях сохранности количества и качества поставляемой продукции, создания условий для своевременной и правильной приемки ее по качеству предприятия-изготовители (отправители) обязаны обеспечить:
Строгое соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных мест;
Точное определение количества отгруженной продукции (веса, количества мест-ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т.п.);
Отгрузку (сдачу) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами);
При отгрузке продукции в упакованных или затаренных местах - вложение в каждое тарное место предусмотренного стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, иными обязательными правилами или договором документа (упаковочного ярлыка, кипной карты и т.п.), свидетельствующего о наименовании и количестве продукции, находящейся в данном тарном месте;
Четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве и т.п.), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции ее фактическому качеству и комплектности;
Четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству, своевременную отсылку этих документов получателю в установленном порядке;
Своевременную отсылку документов, удостоверяющих качество и комплектность продукции, получателю - эти документы высылаются вместе с продукцией, если иное не предусмотрено основными и особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором;
Строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями;
Систематическое осуществление контроля за работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением отгрузочных и расчетных документов на нее,
Продукция, не прошедшая в установленном порядке проверку по качеству, а также продукция, отгрузка которой была запрещена органами, осуществляющими контроль над качеством продукции, и другими уполномоченными на то органами, поставляться не должна.
В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями, другими обязательными для сторон правилами и договором, изготовитель (отправитель) обязан при отгрузке (сдаче) продукции в упакованных или затаренных местах вложить в каждое тарное место документ, свидетельствующий о наименовании и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте.
Отправитель обязан на каждое место составить подробный упаковочный лист в котором указывается перечень упакованных товаров, их номер по каталогу или артикул, количество, номер места, вес брутто и нетто, наименование поставщика и получателя.
Один экземпляр упаковочного листа в непромокаемом конверте вкладывается в ящик или коробку вместе с товаром. Второй экземпляр в непромокаемом конверте, покрытый жестяной или пластиковой пластинкой, прикрепляется к наружной стенке ящика или коробки. Третий экземпляр прилагается к сопроводительным документам.
Ящики или коробки нумеруются дробными числами, причем числитель будет означать порядковый номер ящика, а знаменатель-общее количество мест в партии.
Продавец несет ответственность перед покупателем за порчу товаров вследствие некачественной или ненадлежащей упаковки, а также за убытки, связанные с засылкой товаров не по адресу вследствие неполноценной или неправильной маркировки.
На основании листа комплектации и упаковочных листов печатается отгрузочная спецификация, прикладываемая к счету-фактуре.
Грузовые места подлежат маркировке в соответствии с требованиями стандартов и технических условий.
Отгрузка товаров со склада включает операции:
Обработка заказов по наличию товаров на складе;
Отбор товаров с места хранения;
Перемещение товаров в зону комплектования заказов;
Комплектование заказов и упаковка товаров - укладка в тару, формирование грузовых мест;
Оформление упаковочных листов, закладка их в грузовые места и крепление на грузовых местах;
Закрытие грузовых мест, обтягивание их металлической или пластиковой лентой;
Маркировка грузовых мест;
Формирование грузовых модулей - пакетирование грузовых мест на поддонах;
Перемещение грузовых модулей в зону погрузки;
Оформление транспортной накладной.
Задача склада - организация эффективной деятельности. Критерии эффективности - полное или почти полное удовлетворение заказов по номенклатуре, обеспечение срочных отгрузок в течение суток за пределы области, в течение полусуток - в пределах области. Несрочные отгрузки - в срок не более 3 дней.
Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными фоками поставок и регулярно. Заказчикам удобнее не иметь запасов и получать товары при конкретной необходимости сразу. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с месячными и недельными сроками поставок и заметно меньших скидок - на срочные заказы. Для обеспечения равномерной загрузки персонала склада заявки подразделяются на два вида: заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные).
Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов с поставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня с помощью автомобилей перевозчиков или получателей.
Заявки, поступившие после 11-12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется: для заявок, поступивших до 11 часов любого дня, заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа - на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок. Для более удобного планирования отгрузок можно принять на вооружение практику развитых стран. Сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки - 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочий дней За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.
Комплектовщики или другие сотрудники склада получают лист комплектации (маршрутную карту) и производят отбор товаров с мест хранения. Комплектовочный лист необходимо печатать таким образом, чтобы перечень товаров был составлен не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания адресов хранения. Это значительно ускоряет отбор товаров. При механизированном отборе на крупных складах груз, спакетированный на поддоне, снимается штабелером с места укладки и перемещается в зону комплектации партий товаров.
Ручная отборка при отпуске небольшого количества товаров выполняется с укладкой на ручные тележки, которые доставляют груз в зону комплектации.
На очень крупных складах применяется технология отбора товаров на складе без использования отборочного листа. Отборщик пользуется компьютерным терминалом типа ноутбук. Обмен данными между терминалом и сервером может быть организован либо посредством дискет, либо по радиоканалам. Обмен информацией по радиоканалам более оперативен и применяется в системах с высоким количеством экстренных заказов. Сервер может прерывать процесс отбора товаров по текущим заказам и потребовать выполнения приоритетного заказа.
Применение портативных терминалов позволяет проводить инвентаризации без остановки работы склада. Если отборщик закончил отбор товаров и у него имеется свободное время, то на терминале выводится задание - провести инвентаризацию товаров в определенной ячейке стеллажа в ближайшем к отборщику проходе. Использование портативных терминалов позволяет организовать учет работы каждого отборщика по производительности труда, качеству работы, использованию рабочего времени и др.
После отбора товара и выяснения возможных проблем (например, нехватки товара, требующей корректировки отгрузочных документов) партию товара упаковывают.
Взаимодействие участников процесса отгрузки
С момента заключения контракта на поставку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей отгрузки этих товаров со склада по конкретным специфицированным заказам.
Комплекс операций включает работу:
— со службой продаж;
— с покупателями;
— с перевозчиками;
— со службами хранения, контроля и упаковки;
— с экспедицией;
— с грузовой службой.
Службы, участвующие в отгрузке
Работа со службой реализации состоит в разработке регламента обработки заказов покупателей, форм и сроков предоставления заказов. Служба реализации должна включать информацию о регламенте, формах и сроках предоставления заказов в контракты на поставку товаров. Логистическая служба должна организовать передачу без задержек и ошибок службе продаж в день завершения отгрузок:
— информации о партиях товаров, которые сданы перевозчикам,
— физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки и т. д. для высылки уведомлений об отгрузке заказчикам;
— комплект товаросопроводительных документов для выставления счетов.
Работа с покупателями — на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.
Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождения грузов.
Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:
— резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;
— планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;
— организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;
— контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;
— контроль прохождения грузов по маршруту доставки — через известные пункты в пути следования, пункты перевалок на другие виды транспорта, погранпункты и таможни;
— контроль получения оригиналов всех необходимых транспортных документов.
Работа со службой хранения заключается в разработке процессов отбора и комплектации товаров, контроле исполнения и корректировке технологии отбора.
Работа со службой контроля количества и качества отгружаемой продукции состоит в разработке инструкций по контролю, последовательности операций, подготовке документации, порядка действий при обнаружении отклонений.
Работа со службой упаковки состоит в согласовании методов выбора изготовителей упаковки и тары, методов организации процессов упаковки при отгрузках.
Работа с грузовой службой заключается в разработке графиков работ, ремонтов техники, в согласовании необходимой технологии перемещения грузовиков при прибытии под погрузку, состава рабочих бригад для погрузки отправляемых партий и для перемещения грузов.
Проектирование процессов отгрузки
Обеспечение отгрузки
Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству, качеству и комплектности — ответственная процедура, небрежное исполнение которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому организация отгрузки заказанных товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.
Элементы обеспечения отгрузки:
— набор оптимально необходимых площадей для комплектации, упаковки, погрузки товаров;
— комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для комплектации, упаковки, погрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;
— условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;
— технология грузообработки;
— технологические инструкции для процессов отбора, комплектации, упаковки и погрузки различных товаров;
— структура и алгоритмы бизнес-процессов управления отгрузкой;
— методики проверки качества товаров;
— компьютерные программы;
— должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в отгрузке;
— формы документов, получаемых в результате отгрузки;
— положения о подразделениях, участвующих в отгрузке;
— управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
— планирование: планы продаж, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.
В практике существуют варианты обработки отгружаемых товаров:
— отгрузка товаров по контрактам с длительными сроками поставок, установленными договорами;
— отгрузка товаров на условиях “точно в срок” по утвержденным графикам;
— срочные отгрузки по срочным заказам;
— отгрузки внутри предприятия.
Самые трудные в организации — срочные отгрузки. Запланированные отгрузки и регулярные отгрузки на условиях “точно в срок” позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.
Требования к компьютерной системе
При помощи компьютерной системы необходимо:
— автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;
— построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;
— объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;
1. Происходит запуск процесса, затем идет проверка на корректность заявки, поступивший на склад.
2. Заявка корректна и они встают в очередь на отгрузку из «Зоны складского помещения».
3. Если заявка некорректна, процесс завершается
4. Открывается зона контроля, ветви процесса «Товар» и «Заявка» объединяются. 
5. Выбранная продукция с помощью погрузчика перемещается из «Зоны складского помещения», активируется рабочий из «Зоны контроля». 
6. Товары перемещаются в «Зону Контроля», происходит процесс проверки продукции. 
7. Рабочий «Зоны контроля» деактивируется, товары встают в очередь к «Зоне ожидания». 
8. Открывается «»Зона ожидания», активируется рабочий из соответствующей зоны. 
9. «Зона контроля» закрывается, активируется сеть «зоны отгрузки». 
10. Рабочий из «зоны погрузки» выходит из процесса, продукция встает в очередь на загрузку в грузовики. 
11. «Зона ожидания» закрывается, открывается «Зона отгрузки» товаров. 
13. Открывается зона соответствующего гейта, выбирается определяется грузовик, запаркованный у него. 
14. Активируется соответствующая «Зона отгрузки» и рабочий этой зоны. 
15. Далее происходит процесс погрузки продукции в грузовики, затем погрузчики выходят из процесса. 
16. Выбранный товар привязывается к соответствующему грузовику, «зона погрузки» гейта закрывается 
Общая «Зона погрузки» закрывается, грузовик с продукции переходит к выходу из сети, процесс снова объединяется. 
17. Продукция уходит в доставку, деактивируется соответствующий грузовик. 
18. Фиксируется, что товары покинули склад, процесс завершается. 
Определение основных показателей и параметров
В модели работы склада компании, было заданно 26 основных параметров:
Данные 6 параметров описывают вместимость 6 соответствующих зон склада (зона ожидания, зона разгрузки, зона погрузки, зона контроля, зона временного хранения, зона складского помещения).
Для каждого из параметров в модели задаются соответствующие показатели.
Данные параметры задают максимальное и минимальное время интервала между движением грузовиков поставщиков
Данные параметры задают максимальное и минимальное время разгрузки
Параметры, определяющие временные границы загрузки
Параметры, задающие время границ грузовиков доставки.
Данные параметры задают максимальную длину очереди для каждого из видов грузовиков
Данная группа 7 параметров задает числа соответствующего персонала и рабочей техники по каждой из групп (зона ожидания, зона разгрузки, зона погрузки, зона контроля, зона временного хранения, зона складского помещения), а также количество всех видов грузовиков и количество разгрузчиков
Параметр, задающий число паллет в грузовике поставщиков.
Параметры, задающие границы интервала заказов
Создание модели
Опираясь на данные полученные при описании склада, описании ролей, описания ключевых бизнес процессов и параметров, строится имитационная модель склада.
Для построения модели были использованы различные инструменты программного продукта AnyLogic, такие как:
· Основные инструменты:
· Инструменты системной динамики:
· Инструменты статистики:
· Элементы управления:
Для описания бизнес процессов использованы инструменты из основной библиотеки :
Сначала, с помощью графического интерфейса программного обеспечения, были очерчены зоны склада, показаны пути и основные элементы. Поэтапно выстраивалась графическая модель.
Рис. 5 – Графическая модель склада
Затем была построена модельная сеть, объединяющая действия по агентам, имеющих активные роли в модели, в централизованную систему.
7 активных объектов модели объединены в общую сеть, а элемент объединяет соответствующих участников процессов в единые пулы.
На следующем этапе каждый элемент складского помещения был описан, к ним были добавлены переменные, коллекции и вложенные функции.
В конце работы в модель были добавлены элементы, описывающие загруженность ресурсов и временные интервалы. При имитации эти данные можно корректировать в зависимости от проводимого эксперимента.
Для данной модели, функции и параметры написаны на языке программирования Java, описаны пути, точки отправки и гейты для каждого из участников, каждый раз задается случайный сценарий развитий событий.
В итоге была создана модель имитирующая работу склада компании.
ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ МОДЕЛИ
Проведение экспериментов над моделью
В само понятие дискретно-событийного моделирования заложена возможность анализа статистики по модели с течением времени и различных параметров. Поэтому в работе предусмотрена возможность наблюдения за активностью и статистикой по каждому и из агентов и по каждой из зон модели. При вводе различных данных можно увидеть, как меняется поведение участников процессов.
Проведение экспериментов
Над моделью проводятся исследования, происходит сбор данных, полученный при различных параметрах
Подведение итогов
При создании статистики был использован инструмент статистики – временной график . В нем заданы параметры для осей и значения для переменных, которые показываются на графике.
Окно статистики показывает данные о загруженности модели. на оси абсцисс показано время в модели, а на оси ординат значения загруженности от 0 до 1, где 0 – элемент не используется, а 1 – элемент загружен полностью.
Рис. 6 – Окно статистики
Изначально, в модели введены следующие параметры:
· Количество грузчиков равно 3
· Количество разгрузчиков равно 3
· Количество перевозчиков равно 5
· Количество принимающих равно 3
· Количество погрузчиков равно 7
Количество грузовиков доставки равно 5, интервал времени погрузки от 3 до 8 минут, время доставки занимает от 20 до 60 минут. Интервал грузовиков поставки составляет от 20 до 40 минут, а время разгрузки от 5 до 10 минут
Максимальное количество заказов в очереди равно 20, а время интервала составляет от 8 до 24 минут
При таких показателях использование ресурсов не оптимально, модель перегружена, а сам склад заполняется достаточно быстро
Рис. 7 – Статистика по загруженности зон
Но такие данные являются некорректными – сама загруженность склада превышает разумные пределы, количество рабочих на складе очень мало, а свою работу они выполняют неимоверно быстро.
Чтобы понять логику функционирования модели я провел несколько различных экспериментов. Данные полученные после них будут использованы для оптимизации модели.
Эксперимент 1
Рабочие на складе
Зоны на складе
Эксперимент 2
Рабочие на складе
Зоны на складе
Разгрузка и отгрузка продукции
Был произведен анализ данных в модели. Склад загружается, модель не оптимальна, эксперименты продолжаются.
Показатели, удовлетворяющие условиям, переносятся в новый эксперимент, неудовлетворяющие изменяются.
Эксперимент 3
Рабочие на складе
Зоны на складе
Разгрузка и отгрузка продукции
Был произведен анализ данных в модели. Склад загружается, модель не оптимальна, эксперименты продолжаются. Показатели, удовлетворяющие условиям, переносятся в новый эксперимент, неудовлетворяющие изменяются.
Эксперимент 4
Рабочие на складе
Зоны на складе
Разгрузка и отгрузка продукции
Был проведен анализ данных в модели. Склад не переполняется, ресурсы используются оптимально, зоны не перегружаются. Эксперименты над моделью можно закончить и подвести итоги.
Собрав статистику по результатам экспериментов можно определить параметры, которые характеризуют полученные параметры для проекта склада:
· Количество грузчиков равно 6, Количество разгрузчиков равно 6,
· Количество контроллеров равно 3
· Количество перевозчиков равно 9, Количество принимающих равно 6
· Количество погрузчиков равно 12
· Количество грузовиков доставки равно 7, интервал времени погрузки от 10 до 15 мин., время доставки - от 40 до 70 мин.
· Интервал грузовиков поставки составляет от 40 до 70 мин, а время разгрузки от 20 до 30 мин.
· Максимальное количество заказов в очереди равно 40, а время интервала составляет от 2 до 20 мин.
Исходя из этих данных можно сделать вывод, что такой склад будет работать оптимально, так как:
человеческие ресурсы не достигают своего предела, но их загруженность в основном более 75%.
Внешние показатели для компании:
· увеличилось количество заказов, емкость очередей, а также интервалы заказа.
· Скорректированы этапы по разгрузки и загрузки грузовиков. Само же хранилище загружено не более чем на 50%.
· Чтобы избежать перегрузки склада необходимо выстроить логистическую сеть так, чтобы на минимальный интервал приезда нового грузовика поставщиков превышал максимальное время разгрузки предыдущего грузовика. Тогда, на определенном моменте склад не переполнится.
Заключение
На сегодняшний день имитационное моделирование в целом и дискретно-событийное в частности, развивается очень быстрыми темпами. Те задачи, которые еще 10 лет назад могли выполнить лишь крупнейшие компании, обладающие квалифицирован-ным персоналом, большим количеством времени и емким бюджетом, сейчас может позволить почти любое нуждающееся в этом предприятие.
С помощью моделирования можно решать различные стратегические задачи, которые помогут при разработке как краткосрочной, так и долгосрочной стратегии компании.
Итоговый результат моделирования:
· склад компании оптимизирован,
· перегруженность хранилища практически невозможна,
· получен критерий для оптимизации логистической цепочки,
· склад может приступать к полноценному функционированию.
Список литературы
1. Коровин А.М. Моделирование систем: учебное пособие к лабораторным работам. – Челябинск: Издательский центр ЮУрГУ, 2000. – 47 с.
Forrester J. Industrial Dynamics. – Cambridge, MA: MIT Press. – 1961.
2. Akopov A. S. Designing of integrated system-dynamics models for an oil company // International Journal of Computer Applications in Technology. 2012. Vol. 45. No. 4. P. 220-230.
3. Akopov A. S., Beklaryan L. Simulation of human crowd behavior in extreme situations // International Journal of Pure and Applied Mathematics. 2012. No. 1. P. 121-138.
4. Фомин А. В., Акопов А. С. Моделирование динамики фармацевтического рынка с учетом государственного регулирования // Аудит и финансовый анализ. 2012. № 6. С. 155-161.
5. Акопов А. С. Системно-динамическое моделирование стратегии банковской группы // Бизнес-информатика. 2012. № 2. С. 10-19.
6. Akopov A. S., Beklaryan L. Model of adaptive control of complex organizational structures // International Journal of Pure and Applied Mathematics. 2011. Vol. 71. No. 1. P. 105-127.
7. Имитационное моделирование сложных динамических систем Ю.Б.Колесов, Ю.Б. Сениченков
8. Хемди А. Таха Глава 18. Имитационное моделирование // Введение в исследование операций = 7-е изд. - М.: «Вильямс», 2007. - С. 697-737. -
Стадии производства
В цикле расширенного воспроизводства различают три стадии:
o заготовка (поставка);
o производство;
o сбыт (реализация).
Эти три процесса тесно связаны между собой, они создают непрерывный кругооборот хозяйственных средств.
Процесс поставки (заготовки)
Относят к начальному процесса кругооборота хозяйственных мероприятий, когда осуществляется обмен денег на товар, путем приобретения у поставщиков предметов труда и других средств, необходимых для производства продукции.
Объектами проверки процесса заготовки является приобретение материальных ценностей и других средств, данные по определению себестоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, процесс расчетов с поставщиками.
Процесс производства
Является основной фазой кругооборота хозяйственных средств. На этом этапе происходит создание материальных благ, а также использование заготовительных ценностей. Предметы труда изнашиваются за один цикл, средства труда используются в течение нескольких лет и переносят свою стоимость на созданную продукцию в форме износа.
Стоимость вновь созданного продукта, который называют национальным доходом, заметно отличается от стоимости отдельных видов сырья, как правило, оказывается выше, поскольку включает в себестоимость не только сырье и материалы, но и заработную плату и другие расходы. Объектами контроля в этом случае будут затраты на производство продукции, определяющие ЕЕ себестоимость, количество изготовленной продукции, ее качество.
Процесс сбыта
В процессе сбыта проходит передача готовой продукции покупателям. То есть проходит процесс купли-продажи на основе составленных договоров. Договор является основным действующим документом в этом периоде деятельности. Им определены сроки поставки, объем продукции, качество. На основе этого покупатель получает товар, продавцы получают за поставленную продукцию деньги. Так сложились отношения в рыночных условиях, что стоимость поставленного товара выше себестоимости готовой продукции. Этим обеспечивается рентабельность производства функционирующих звеньев.
Объектами аудиторского контроля при этом процессе выступают: объем реализованной продукции, ее качество, расходы по реализации, полученный финансовый результат (прибыль, убыток). Кроме того, объектами контроля являются расчеты с покупателями за реализованную продукцию, расчеты с бюджетом по начисленным налогам в бюджет, расчеты за недостачу продукции и претензии.
Таким образом, кругооборот хозяйственных средств состоит в том, что вначале в качестве платежных средств выступают денежные средства, которые обмениваются на товар. Товар находится в процессе производства и превращается в готовую продукцию, которая в последнем процессе снова обменивается на деньги. Объекты аудиторского контроля при этом также будут иметь видоизмененный характер и могут подлежать всеохватывающей проверке только в комплексе.
Классификационная система объектов аудиторской деятельности
Система объектов аудиторской деятельности в организационном цепи контроля тесно связана с предметом исследования. Поскольку предметом является сам процесс хозяйственной деятельности, то объект имеет более разностороннее окраску, может иметь различную форму. Так, на стадии заготовки можно выделить следующие основные объекты:
o объекты учетного процесса;
o материальные объекты.
К объектам организационного процесса относят: отношение рабочих к своим обязанностям, своевременность поставки ценностей, качество грузов, поступающих, достаточность и соответствие требованиям поставки.
В учетном процессе объектами выступают:
Внеоборотные активы: основные средства, другие необоротные материальные активы, нематериальные активы, износ необоротных активов;
Запасы: производственные запасы, животные на выращивании и откорме, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, полуфабрикаты, готовая продукция, продукция сельскохозяйственного производства, товары; денежные средства, расчеты и другие активы.
На стадии производства главными объектами проверки являются также:
o объекты организационного процесса;
o материальные объекты;
o объекты учетного процесса.
До учетного процесса относят следующие объекты:
o затраты по элементам: материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные мероприятия, порядок начисления амортизации и учет других операционных расходов, порядок учета прочих расходов;
o расходы деятельности: себестоимость реализации, общепроизводственные расходы, административные расходы, расходы на сбыт, другие расходы операционной деятельности, финансовые расходы, расходы от участия в капитале, другие расходы, учетные объекты налогов на прибыль, чрезвычайные расходы.
В процессе сбыта также выделяют такие объекты:
o организационные;
o маркетинговые;
o материальные;
o учетные.
К организационным объектам относят процесс организации сбытовой, в том числе маркетинговой деятельности, отношение рабочих к своим обязанностям, решение маркетинговых вопросов и т. др. Материальные объекты - продукция сбыта. Большую часть процесса занимают учетные объекты, к ним относят: денежные средства, расчеты и прочие активы; доходы и результаты деятельности; затраты деятельности.
Объекты деятельности в некоторой степени соответствуют объектам аудиторского контроля. Но система объектов аудиторского контроля более объемная. То есть к объектам контроля относят те процессы и результаты, которые могут быть не включены в объектов деятельности. Например, объекты состояния деятельности предприятия - отчетность или отдельные данные результата анализа.
Для их исследования объектов, если отдельные из них состоят из ряда элементов, применяют дедуктивный метод исследования. Например, во время проверки такого объекта как "кассовая дисциплина" его можно разложить на: целевое использование денежных средств, соблюдение лимита остатка в кассе, своевременное оприходование денег в кассу, своевременное возвращение денежных средств на текущий счет в банке и т. др.
Объекты деятельности аудита определены Законом Украины "Об аудиторской деятельности" от 22 апреля 1993 года № 3125-12 с изменениями и дополнениями, внесенными Законом Украины от 14 марта 1995 года № 81/95-ВР от 20 февраля 1996 года № 54/96-ВР.
Объектами аудита согласно данному Закону являются:
o данные бухгалтерского учета;
o показатели финансовой отчетности;
o другая информация финансово-хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования.
Это лишь отдельные параметры и составляющие деятельности различных предприятий. Производственные предприятия имеют свой определенный перечень циклов деятельности, то есть кругооборот хозяйственных средств. Однако такой объем исследования не дает конкретных ответов для составления отчетности при проведении проверок. Нужны более предметные подходы к изучению целенаправленных аспектов в деятельности предприятия, то есть при разных производственных направлениях предприятий будут поставлены различные цели проведения аудита.
Обычно объекты аудита определяются при планировании аудиторских проверок. При этом аудитор должен разрабатывать и документально оформлять общий план аудиторской проверки с определением объемов работы, а в дальнейшем и объемов аудита.
Аудитор должен определить общие экономические факторы и условия в отраслях, которые вносят на уровень ведения бизнеса, дать характеристику субъектов хозяйствования, выяснить финансовые результаты предприятия и изменения относительно данных предыдущей проверки.
Подробные требования к аудитору в отношении масштабов проверки изложены в Международном стандарте аудита №310 "Знание бизнеса". Во время проведения аудиторской проверки финансовых отчетов, аудитор должен знать о состоянии бизнеса, действия и операции, которые влияют на результаты хозяйственной деятельности предприятия.
знания о бизнес входит широкий круг вопросов, которые ставит аудитор перед проверкой. Это общие экономические объекты:
o общий уровень экономической деятельности;
o наличие источников финансирования;
o уровень инфляции;
o политика правительства, денежная, фискальная и т. др.
Очень важно, чтобы перечень объектов проверки зависел от области, как важного фактора, влияющего на бизнес, поэтому изучаются вопросы: рынок и конкуренция, циклический или сезонный характер деятельности, изменения в технологии производства, объемы деятельности предприятия, нормативно-правовая база, обеспеченность электроэнергией, методы финансирования и т. др.
Подробности анализа наличия средств производства еще не решают всех задач, связанных с процессом производства и его результатами. В связи с этим здесь большую роль играют управленческие функции. Все следует рассматривать в комплексе:
o порядок управления и собственную правовую форму;
o связь владельцев с другими сторонами;
o структуру капитала;
o структуру управления;
o стратегический план управленческого персонала;
o источники и методы финансирования;
o деловую репутацию совета директоров;
o текучесть кадров;
o укомплектованность финансовых кадров и подразделений бухгалтерии;
o порядок стимулирования или премирования;
o состояние управления информационной системы;
o состояние внутреннего аудита.
Особое внимание обращают на деятельность субъекта. Сюда можно отнести изучение:
o характера хозяйственной деятельности (процесса производства, установления цен, организации торговли, обмена финансовыми услугами организации, импорта и экспорта);
o места расположения помещений, складов, офисов;
o обеспеченности и потребности в рабочей силе;
o уровня заработной платы;
o пенсионного обязательства;
o наличии конкретных условий оплаты;
o соблюдение нормы дохода;
o наличии конкурентов, ценовой политики, гарантий;
o маркетинговой стратегии;
o наличии поставщиков и стабильности поставок;
o наличия товарно-материальных запасов и их достаточности для выполнения производственного процесса;
o статей затрат и уровня себестоимости продукции;
o структуры активов и их влияния на общую деятельность предприятия.
К объектам аудита деятельности также относят финансовые показатели-факторы, которые раскрывают финансовое состояние и доходность субъектов хозяйствования, а также условия, в которых сопоставляется отчетность.
Особо следует рассмотреть внешние факторы, которые влияют на управление в процессе подготовки финансовых отчетов. Во время проведения аудита необходимо использовать законодательство как основной гарант при решении задач.
— это целенаправленное, постадийное превращение исходного сырья и материалов в готовый продукт заданного свойства и пригодный к потреблению или к дальнейшей обработке. Производственный процесс начинается с его проекта и заканчивается на стыке производства и потребления, после чего происходит расходование произведенной продукции.
Техническая и организационно-экономическая характеристика производственного процесса на определяется видом продукции, объемом производства, типом и видом применяемой техники и технологии, уровнем специализации.
Производственный процесс на предприятиях подразделяется на два вида: основной и вспомогательный
. К основному относятся процессы
, связанные непосредственно с превращением предметов труда в готовую продукцию. Например, переплавка руды в доменной печи и превращение ее в металл или превращение муки в тесто, а затем в готовый испеченный хлеб.
Вспомогательные процессы
: перемещение предметов труда, ремонт оборудования, уборка помещений и т. д. Эти виды работ лишь способствуют течению основных процессов, но сами непосредственно в них не участвуют.
Основное отличие вспомогательных процессов от основных состоит в различии места реализации и потребления. Продукция основного производства, где совершаются основные производственные процессы, реализуется потребителям на сторону, согласно заключенным договорам на поставку. Эта продукция имеет свое фирменное наименование, маркировку, на нее устанавливается рыночная цена.
Продукция вспомогательного производства, где осуществляются вспомогательные процессы и обслуживание, потребляется внутри предприятия. Затраты на выполнение обслуживания и вспомогательных работ целиком относятся на себестоимость основной продукции, которая реализуется потребителям на сторону.
Производственная операция
Производственный процесс распадается на множество элементарных технологических процедур, которые называются операциями. Производственная операция — это часть производственного процесса. Обычно она выполняется на одном рабочем месте без переналадки оборудования и совершается при помощи набора одних и тех же орудий труда. Как собственно и сам производственный процесс, операции подразделяются на основные и вспомогательные.
С целью снижения затрат на изготовление продукции, повышения организованности и надежности производственного процесса используется набор следующих правил и методов:- специализация участков, рабочих мест;
- непрерывность и прямоточность технологического процесса;
- параллельность и пропорциональность выполнения производственных операций.
Специализация
Специализация заключается в том, что за каждым цехом, участком, рабочим местом закрепляется технологически однородная или строго определенная номенклатура изделий. Специализация позволяет на практике использовать принципы непрерывности, прямоточности — экономически наиболее выгодные методы организации производства.
Непрерывность — это сокращение или сведение до нуля перерывов в процессе производства готовой продукции, притом каждая следующая операция одного и того же процесса сразу начинается после окончания предыдущей, что сокращает время на изготовление продукции, уменьшает простои оборудования и рабочих мест.
Прямоточность характеризует движение предметов труда по ходу производственного процесса и обеспечивает для каждого изделия кратчайший путь по рабочим местам.
Такому движению свойственно устранение всех возвратных и встречных перемещений в процессе производства, что способствует сокращению транспортных расходов.
Правило параллельности предполагает одновременное выполнение различных операций при изготовлении одного и того же изделия. Это правило особенно широко используется в условиях серийного и массового производства.
Правило параллельности включает:- параллельное (одновременное) изготовление различных узлов и деталей, предназначенных для комплектования (сборки) конечного изделия;
- одновременное выполнение различных технологических операций при обработке одинаковых деталей и узлов на параллельно размещенном разнообразном оборудовании.
С точки зрения экономии затрат очень важно соблюдать определенные пропорции мощности (производительности) парка оборудования между цехами, участками, работающими по изготовлению продукции.
Производственный цикл
Законченный круг производственных операций от первой до последней при изготовлении изделий именуется производственным циклом .
Вследствие того, что производственный процесс протекает во времени и пространстве, поэтому производственный цикл можно измерить длиной пути движения изделия и его комплектующих элементов и временем, в течение которого изделие проходит весь путь обработки. Длина производственного цикла — это не линия, а широкая полоса, на которой размещаются машины, оборудование, инвентарь и прочее поэтому на практике в большинстве случаев определяются не длина пути, а площадь и объем помещения, в котором размещается производство.
Интервал календарного времени от начала первой производственной операции до окончания последней называется временной продолжительностью производственного цикла изделия. Продолжительность цикла измеряется в днях, часах, минутах, секундах, в зависимости от вида изделия и стадии обработки, по которой измеряется цикл.
Продолжительность во времени производственного цикла включает три стадии:- время технологической обработки (рабочий период)
- время технологического обслуживания производства
- перерывы.
Рабочий период — это период времени, в течение которого производится непосредственное воздействие на предмет труда либо самим рабочим, либо машинами и механизмами под его управлением, а также время естественных процессов, которые протекают в изделии без участия людей и техники.
Время естественных процессов — это период рабочего времени, когда предмет труда изменяет свои характеристики без непосредственного воздействия человека или механизмов. Например, сушка на воздухе окрашенного или остывание нагретого изделия, рост на полях и созревание растений, брожение некоторых продуктов и т. д.
Время технологического обслуживания включает:- контроль качества изделия;
- контроль режимов работы машин и оборудования, их настройку и наладку, мелкий ремонт;
- уборку рабочего места;
- подвоз заготовок, материалов, приемку и уборку обработанной продукции.
Время перерывов — это время, в течение которого не производится никакого воздействия на предмет труда и не происходит изменение его качественной характеристики, но продукция еще не является готовой и процесс производства не закончен. Различают перерывы : регламентированные и нерегламентированные.
Регламентируемые перерывы разделяются на межоперационные (внутрисменные) и междусменные (связаны с режимом работы).
Нерегламентируемые перерывы связаны с простоями оборудования и рабочих по непредусмотренным режимом работы причинам (отсутствие сырья, поломка оборудования, невыход на работу рабочих и т. д.). В производственный цикл нерегламентированные перерывы включаются в виде поправочного коэффициента или не учитываются.
Типы производства
Длительность производственного цикла во многом зависит от порядка движения предметов труда в ходе их обработки и типа производства.
Порядок движения изделий и компонентов в производственном процессе соответствует объемам и периодичности выпуска продукции. По этим же признакам определяется .
В настоящее время принято различать следующие типы производства:- смешанное.
- мелкосерийное
- среднесерийное
- крупносерийное.
Массовое и крупносерийное производство продукции позволяет организовать непрерывное синхронное движение изделий в процессе их обработки. При такой организации все компоненты, из которых собирается готовая продукция, передвигаются непрерывно от первой технологической операции до последней. Собранные по ходу движения в узлы и агрегаты отдельные детали продвигаются дальше в собранном виде, пока не образуют готовую продукцию. Подобный метод организации производства называется поточным .
Поточный метод организации производства основан на ритмичной повторяемости согласованных во времени основных и вспомогательных производственных операций, которые выполняются на специализированных местах, расположенных по ходу технологического процесса. В условиях поточного производства достигается пропорциональность, непрерывность и ритмичность хода производства.
Поточная линия
Основное звено поточного производства — поточная линия . Под поточной линией понимается совмещение некоторого количества рабочих мест, расположенных по ходу технологического процесса и предназначенных для поочередного выполнения закрепленных за ними операций. Поточные линии подразделяются на непрерывные, прерывные и линии со свободным ритмом .
Непрерывная поточная линия — это конвейер, на котором изделие проходит обработку (или сборку) по всем операциям непрерывно, без межоперационного прослеживания. Движение изделий на конвейере происходит параллельно и синхронно.
Прерывной поточной линией называется линия, на которой движение изделий по операциям строго не регламентируется. Оно происходит с перерывами. Для таких линий характерны обособленность технологических операций, значительные отклонения продолжительности различных операций от среднего такта. Синхронизация потока достигается различными способами, в том числе за счет межоперационных заделов (запасов).
Поточными линиями со свободным ритмом называются линии, на которых передача отдельных деталей или изделий (их партий) может осуществляться с некоторыми отклонениями от расчетного (установленного) ритма работы. При этом для компенсации этих отклонений и в целях обеспечения бесперебойной работы на рабочих местах создается межоперационный запас изделий (задел).
Отгрузка товара со склада – процесс, требующий от всех участников не только ответственности, четкости, внимательности и слаженности, но и элементарных знаний определенных правил, а также их точного соблюдения. Организация отгрузки должна быть разработана самым тщательным образом.Сбои на данном этапе товародвижения могут повлечь за собой недостачи, повреждения, снижение качества товара, и, как следствие, неизбежны претензии к поставщикам от получателей, а затем и арбитражные иски. Как этого избежать и что для этого необходимо знать? Из чего состоит процесс отгрузки товара и как он осуществляется?
Существует целый ряд условий, которые обязаны обеспечить предприятия-отправители, чтобы отгрузка со склада изготовленной ими продукции прошла без накладок и сбоев.
Что же это за условия?
- К отгрузке (сдаче) допускается только продукция, которая соответствует по комплектности и качеству требованиям, продиктованным стандартами, образцами, техническими условиями, чертежами, эталонами.
- Вся продукция должна быть упакована в строгом соответствии с установленными правилами упаковки и затаривания, опломбирования отдельных мест и маркировки. Вся ответственность за порчу товара по причине некачественной или несоответствующей упаковки, а также за убытки, в случае отправки продукции не по адресу из-за неправильной или неполноценной маркировки, ложится на продавца.
- На каждое место должен быть составлен предусмотренный стандартами, а также обязательными правилами, техническими или другими особыми условиями поставки подробный документ (это может быть кипная карта или упаковочный лист), свидетельствующий о продукции, которая находится в данном тарном месте, с указанием ее точного наименования, артикула или номера по каталогу, количества, веса (нетто и брутто), а также данных о поставщике и получателе.
- Упаковочный лист составляется в трех экземплярах. Один из них (в непромокаемом конверте) вкладывается в тару вместе с товаром. Второй (также в непромокаемом конверте, покрытый пластиковой или жестяной защитной пластинкой) – крепится к наружной стенке тары. Третий экземпляр упаковочного листа прилагается к пакету сопроводительных документов. Далее на основании упаковочных листов и листа комплектации составляется отгрузочная спецификация, которая прикладывается к счету-фактуре.
- Количество отгруженного товара, его вес, количество кип, мешков, мест-ящиков, пачек, связок – все это должно быть четко определено. При этом коробки и ящики нумеруются дробными числами, где числитель означает порядковый номер тары, а знаменатель показывает общее количество мест в партии.
- Отгрузочные и расчетные документы, содержащие данные о количестве товара (с точным соответствием фактически отгружаемой продукции) должны быть не только четко и ясно оформлены, но и своевременно отосланы получателю в заранее оговоренном и установленном порядке.
- Документы, удостоверяющие качество и комплектность поставляемого товара (это может быть сертификат или удостоверение о качестве, технический паспорт), а также отгрузочные и расчетные документы должны быть четко и правильно оформлены. Указанные в них данные о качестве и комплектности отгружаемой продукции должны точно соответствовать фактическим данным. Эти документы отсылаются получателю вместе с продукцией, если между сторонами нет иных договоренностей, особых условий поставки или других обязательных правил.
- Действующие на транспорте правила сдачи продукции к перевозке, ее погрузки, крепления, а также специальные правила погрузки, продиктованные стандартами, техническими и прочими условиями, должны быть строго соблюдены.
- Систематически должен осуществляться контроль за работой сотрудников, задействованных в определении количества отгружаемого товара и оформлении расчетных и отгрузочных документов на него.
Процесс отгрузки продукции со склада состоит из следующих пошаговых операций:
- Происходит обработка поступивших заказов по наличию продукции на складе.
- Осуществляется отбор продукции с места хранения.
- Товар перемещается в зону комплектования заказов.
- Осуществляется комплектование заказов и упаковка продукции (укладка в тару, формирование грузовых мест).
- Оформляются упаковочные листы, после чего они закладываются в тару (коробку или ящик) и крепятся на грузовых местах.
- Грузовые места закрываются, обтягиваются металлической или пластиковой лентой.
- Происходит маркировка грузовых мест.
- Формируются грузовые модули – осуществляется пакетирование грузовых мест на поддонах.
- Грузовые модули перемещаются в зону погрузки.
- Загружаются автомобили, контейнеры, железнодорожные вагоны.
- Оформляется транспортная накладная.
Главная задача любого склада – организация эффективной складской деятельности. И главными критериями этой эффективности являются:
а) способность полностью удовлетворять поступившие заказы по номенклатуре;
б) способность обеспечить срочные отгрузки: в пределах области – в течение полусуток, за пределы области – в течение суток. Для несрочных отгрузок предусмотрен трехдневный срок, не более.
Поставщики предпочитают крупные и регулярные заказы с длительными сроками поставок. Такие заказы дают возможность оптимизации использования рабочей силы и техники. Заказчики же, в свою очередь, чаще хотят не делать товарных запасов, а получать продукцию при необходимости и сразу. Чтобы хоть каким-то образом сгладить эти противоречия, на крупные заказы с длительными сроками поставок (в несколько недель или месяцев) устанавливаются высокие скидки, в то время как на срочные заказы они остаются малозначительными.
Загрузка персонала склада, отвечающего за отгрузку товара, должна быть равномерной. Поэтому все заявки делятся на два вида: срочные (как правило, мелкие) и несрочные (обычно – крупные). Приём срочных заявок осуществляется до 11-12 часов. Заказы тут же обрабатываются на предмет наличия товаров на складе, комплектуются и упаковываются. Отгрузка и поставка срочных заказов (вместе с уже готовыми несрочными) выполняются при помощи автомобилей получателей или перевозчиков во второй половине того же самого дня. Если же заявки поступают после 11-12 часов, то они считаются несрочными и выполняются на следующий день. На крупный склад срочную заявку можно отправить в любое время суток, но срок отгрузки товара все равно будет зафиксирован таким же образом: заявки, поступившие до 11.00, будут выполнены в тот же день, а поступившие после 11.00 – на следующий. Размер скидки в обоих случаях остается таким же, какой был установлен для срочных заявок.
Опыт развитых стран предлагает более удобное планирование отгрузок – когда сроки отгрузки по несрочным заказам указываются в виде порядкового номера календарной недели, в течение которой продукция должна быть обязательно отгружена поставщиком. Так, если в договоре или в документе, подтверждающем заказ, указано, что отгрузка должна состояться на 14-й неделе, то это значит, что она точно состоится в первую неделю апреля в течение 5 рабочих дней. Существуют заграницей и специальные деловые календари, в которые все недели пронумерованы.
Специалистам по комплектации или другим сотрудникам склада выдается комплектовочный лист (или маршрутная карта), после чего они отбирают продукцию с мест хранения. Лист комплектации содержит перечень товаров, который обязательно составляется в порядке возрастания адресов хранения (не в алфавитном порядке). Это позволяет осуществлять процесс отбора товаров гораздо быстрее. При ручной отборке небольшого количества продукции происходит укладка на ручные тележки, после чего груз отправляется в соответствующую зону для комплектации.
На крупных складах отбор, как правило, механизирован – груз, спакетированный и размещенный на поддоне, с места хранения снимается при помощи штабелера и затем перемещается в зону комплектации заказа.
Технология отбора продукции на очень крупных складах не предусматривает использование отборочного листа. Отборщик использует компьютерный терминал (ноутбук). Данные передаются при помощи дискет или по радиоканалам. По радиоканалу информация передается значительно быстрее и поэтому такой способ чаще используется в системах с большим количеством срочных (экстренных) заказов. Сервер при этом определяет приоритетность заказа и может потребовать выполнения срочной заявки, прервав при этом процесс отбора продукции по текущему заказу.
Использование портативных компьютерных терминалов дает возможность проведения инвентаризации без прерывания работы склада. Если отбор товаров со склада закончен и у отборщика появилось свободное время, то на терминале для него появится новое задание – например, провести инвентаризацию продукции в какой-либо определенной стеллажной ячейке в ближайшем к нему проходе.
Также применение таких терминалов позволяет организовать и вести учет работы каждого конкретного отборщика: отмечать производительность его труда, качество работы, использование рабочего времени и т.д.
После того, как отбор товара закончен и выявлены возможные проблемы (к примеру, обнаружена нехватка товара и, как следствие, требуется корректировка документов по отгрузке), партия товара отправляется в зону упаковки.
Участники процесса отгрузки и их взаимодействие
После того, как с заказчиком подписан контракт на поставку продукции, логистический провайдер должен выполнить целый ряд операций, чтобы организовать будущую отгрузку этой продукции по конкретным специфицированным заказам. На этом этапе с логоператором взаимодействуют:
- служба реализации. Разрабатывается регламент обработки заказов покупателей, форм и сроков выполнения заказов. Служба продажи должна включать всю эту информацию в договоры на поставку продукции. Задача логистической службы – в день завершения отгрузок без ошибок и задержек организовать передачу службе реализации:
а) информации о партиях груза, который был сдан перевозчикам;
б) физических параметров (вес, объем, габариты, вид упаковки, тары и т.д.), необходимых для отправки заказчикам уведомлений об отгрузке;
в) комплекта сопроводительных документов, прилагаемых к товару, для выставления счетов.
- покупатели. На стадии еще до подписания контракта и уже после его заключения логоператор согласовывает и уточняет с покупателями все инструкции по отгрузке товара.
- перевозчики. Работа логистической службы с перевозчиками – это, в первую очередь, согласование места, времени и способа погрузки товаров. Кроме того, с перевозчиком оговариваются: порядок сдачи товара по весу и количеству мест; состав комиссий, которые будут сдавать и принимать груз; формы документов, предусмотренных для подписи при сдаче-приемке; порядок предъявления претензий, сопровождения грузов.
- служба хранения. Совместно со службой хранения разрабатывается процесс отбора и комплектации товаров, контролируется исполнение и корректировка технологии отбора.
- служба контроля. Взаимодействуя со службой контроля качества и количества отгружаемой продукции, логистическая служба разрабатывает инструкции, касающиеся контроля, последовательности операций, подготовки документов, также устанавливается порядок действий при обнаружении отклонений.
- служба упаковки. Со службой упаковки согласовываются методы выбора изготовителей тары и упаковки, а также методы организации процессов упаковки при отгрузках.
- экспедиция. Работа с экспедицией заключается в организации сопровождения грузов, для этого необходимо:
а) зарезервировать площади, на которых груз будет временно размещен в ожидании своей погрузки;
б) распланировать технические средства и рабочую силу для погрузки;
в) организовать, при надобности, перевозки собственным транспортом или договориться об оказании услуги с партнером-перевозчиком;
г) проконтролировать фактические сроки погрузки и отправления партий груза;
д) проконтролировать прохождение грузов по всему маршруту доставки, начиная от известных пунктов, встречающихся в пути следования, пунктов перевалок товаров на другие виды транспорта и пограничных зон до таможенных пунктов;
е) проконтролировать получение всех необходимых транспортных документов в оригинале.
- грузовая служба. Совместно с грузовой службой логоператор разрабатывает графики работ и ремонтов техники, согласовывает необходимую технологию перемещения грузового транспорта, прибывшего для погрузки, оговаривается состав рабочих бригад, персонала, требуемого для погрузки партий, готовых к отправлению, и для перемещения товаров.
Теперь рассмотрим подробнее, какие службы непосредственно участвуют в отгрузке, какие специалисты задействованы в этом процессе и какие функции они выполняют.
- Логистическая служба. Управляет логистическими процессами, логистикой внешних и внутренних операций.
- Служба хранения. В эту службу входят отборщики (комплектовщики), отвечающие за сохранность товара.
- Служба контроля. Включает товароведов, контролеров, сюда же входят лаборатория, службы испытаний, образцов и стандартов.
- Служба упаковки. Специалистами службы являются упаковщики, технологи, грузчики.
- Служба документирования. Включает оформителей товаросопроводительных документов.
- Экспедиция. Функции экспедиторов – прямое взаимодействие с поставщиками, перевозчиками, получателями, а также с отделами и цехами.
- Грузовая служба. Специалисты службы – диспетчеры, бригадиры, начальники смен, технолог грузовых работ, грузчики, стропальщики, такелажники. Выполняют соответствующие работы.
- Гараж ПТО. Включает водителей и операторов машин, а также ремонтный цех. В ведении службы – обслуживание техники и своевременный ремонт.
Отгрузку обеспечивают следующие элементы:
- грамотное управление: надлежащие приказы, положения (в том числе о подразделениях, задействованных в отгрузке), указания, распоряжения, контроль исполнения, наказания, поощрения;
- четкое планирование: планы продаж, грузооборота, всех работ, графиков работ, дежурств, отпусков;
- должностные инструкции, а также квалификационные требования, предъявляемые к специалистам, участвующим в отгрузке;
- структура и четкая последовательность бизнес-процессов, управляющих отгрузкой;
- оптимальный набор необходимых площадей для обработки заказов: комплектации, упаковки и погрузки товаров;
- комплект оптимально необходимого технического оборудования: машин для комплектации, упаковки и погрузки заказа, оборудования и приборов для проверки и контроля качества товаров;
- условия контрактов: внешний вид тары и упаковки, стандартное количество продукции в одной упаковке, грузовые модули, способы транспортировки и выбора перевозчиков, информация об отгрузках и проч.;
- технология обработки товаров и грузов;
- технологические инструкции по процедуре отбора, комплектации, упаковки, а также погрузки различной продукции;
- методики проверки качества выполненных заказов;
- формы документации, получаемой в результате отгрузки;
- компьютерные программы и системы;
Компьютерная система
При помощи компьютерной системы является возможным и необходимым:
- автоматизация всех бизнес-процессов предприятия на основе единой системы. При этом совершенно ненужной станет установка разрозненных самостоятельных программ.
- построение системы комплексного и централизованного управления предприятием, которое включает в себя управление продажами, обработку заказов, складские и грузовые операции, планирование и анализ финансовых результатов работы всех служб и подразделений предприятия.
- объединение территориально-распределенных и фактически разбросанных подразделений предприятия в одну единую информационную структуру.
